职务说明书编写指引.doc

www.ChinaHRD.Net 散发人性道德光辉 沉淀人类管理智慧 分享中人网·共建中人网 职务说明书编写指引 一、职务说明书的组成部分 职务说明书由封面、组织架构及职务说明三部分组成。 二、职务说明书的格式 1、人力资源部已做出职务说明书模板，请各职务说明书编写员到公共共享 文件夹索取《职务说明书格式模板》文件夹，直接在模板上编写内容（为保持格 式的一致性，请勿擅自改动模板格式）。职务说明书编写完后直接点击“文件/ 另存为”保存文档即可。 2、每一职位的职务说明书必须单独起页。 三、职务说明书的内容 （一）封面 1、使用《职务说明书格式模板》中的“VTR 职务说明书封面模板”，按实 际情况把首页“人力资源部”改为职务说明书所描述岗位的所属部门，如当你编 写技术中心总监职务说明书时，则在封面上把“人力资源部”改为“技术中心总 监室”。 2、把封面右下角的编制者“管理中心”改为实际编制者所属部门。 3、按实际情况修改编制日期。 （二）第一部分 组织架构图 1、 请在模板的第二页“第一部分 组织架构”下编辑贵部门组织架构图， 并居中放置于页面。 2、 若页面纵向放置不能容下贵部门组织架构图，可将页面设置中的“纸型 /方向”改为“横向”。 （三）第二部分 职务说明 1、 封面模板第三页不必改动，待职务说明书编写完成后装订时直接置于职 务说明书前面即可。 2、 现在到了编写职务说明书最重要的环节——编写职务描述（包括职位名 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 www.ChinaHRD.Net 散发人性道德光辉 沉淀人类管理智慧 分享中人网·共建中人网 称、任职要求等）和职务说明（包括工作职责、权限等）的时候了，请使用“VTR 职务说明书格式模板”。 模板中表格编号、职位编号、职位等级及薪金标准暂不填。 表中所涉及的概念如下： *职位名称：请不要使用缩略语，如客户服务代表不要写成“客服代表”； *职位类别：按职务说明书编写前期工作中确定的《伟德利现有岗位》中的 岗位分类标准对号入座； *直接下级：由于格式所限可把下属归类填写，如：制__________造中心总监的直接下 级是制造中心各部门经理； *定员人数：指承担该职位的人数，如：为执行宿舍管理工作，需设舍监2 名，则对于“舍监”该职位的定员人数是2 人。需注意的是，定员人数并不能简 单地认为是该职位现有人数，而应对该职位进行充分评估，以定出完成该职务所 需聘用人数； *管辖人数：指该职位直接下属人数； *晋升方向：一般为该职位的直接上级，也可为与本职位任职要求接近的其 他部门的上一级职等职位； *工作使命：指该职位的设立为公司的可持续发展应当作出的贡献； *工作职责：工作职责是部门职责的分解，即为完成职位使命所必须承担的 责任，也就是担任该职位的人员必需承担的任务，若实际工作中出现的失误可归 咎于该职位承担着未尽其职责，则职位承担者要负起相应的责任，甚至受到相应 的处罚。工作职责应包括长期的（5 年以上）、中期的（3~5 年）和短期（2 年以 下）的职责，有必要者可细化到每天的工作职责，根据职位的特征工作职责可为 阶段性的也可为日常的； *工作权限：指担任此职位者为充分完成其职责而享有的权力（利），如事务 或资金的审核权、审批权、监督权和建议权等； *工作绩效标准：绩效是指员工在一定时间、空间等条件下完成某一任务所 表现出的工作行为和所取得的工作结果。此处的工作绩效标准是指为实现工作使 命和工作职责，获得高绩效所应达到的几个显著绩效标准。绩效标准应尽量可量 PDF 文件使用 pdfFactory Pro 试用版本创建 www.ChinaHRD.Net 散发人性道德光辉 沉淀人类管理智慧 分享中人网·共建中人网 化，即可用数字衡量，如：客户服务代表的工作绩效标准之一是客户投诉次数少 于2 次/季。另绩效标准不应当光要求最优秀结果的产生，而应当结合实际情况， 绩效标准应当是胜任该职位的人通过努力可以达到__________的。 效性（在一段时间内可进行评估）； *个人特征：指对该职位承担者的生理和心理要求，除了一般的要求有耐性 和团队精神外，某些职位还必须要求有特殊生理和心理特征的人员，如前台文员 对身高和外貌均有要求，而客户服务代表则要求偏向于多血质（活泼、敏捷好动、 善交际）的人员； *语言要求：应包括读、写、听、说的要求； *培训要求：只胜任此职位的人员必须接受过的培训项目； *其他要求：职前面项目未包括但胜任该职位者必须具有的其他条件，如： 保安员要求裸视视力在5.0 以上； *备注：主要为具备某些条件者可考虑优先录用，如：有C驾照者在其他条 件同等的业务员应聘者中优先录用。 职务说明书的编写应注意各职位职责和职权的关联，尽量避免职责或职权的 重叠