电子资源管理催生图书馆新架构.doc

电子资源管理催生图书馆新架构 　　摘要 　　当电子资源日益成为图书馆的主体资源时，在印本资源环境下建立的图书馆线性管理模式已经无法适应电子资源较复杂的管理要求，图书馆必须调整业务流程，进行机构重组，才能适应电子资源的发展。该文对国内外图书馆基于业务流程变化进行的机构重组情况进行了回顾，特别分析了国内图书馆电子资源管理以及组织结构问题，最后给出了基于业务流程变化进行机构重组的建议。 　　关键词 　　电子资源管理 业务流程 机构重组 　　上个世纪中期以后，随着Web的兴起和普及应用，基于Web的电子资源得以飞速发展。以外文电子期刊为例，1995年有电子期刊115种，1998年增长到1300种，到2004年达到约30000多种。电子资源的迅猛发展不但改变了图书馆的馆藏结构，也对图书馆的业务流程、管理和服务模式提出了挑战，现行的图书馆业务流程和架构是在印本资源为主体的环境下构建的，文献的管理是线性的，即从采购、分类编目到借阅服务和典藏维护，一般是由几个相对独立的部门分别完成的，而电子资源在采集、存储、访问、维护、保存等方面具有动态性和周期性，传统的线性管理模式无法适应电子资源较复杂的管理要求，当电子资源日益成为图书馆的主体资源时，这一问题就更加凸显出来。在电子资源繁荣发展的近20年里，国内外的图书馆一直孜孜以求，力图寻找一种科学高效的管理方式，从早期套用印本资源管理模式，到研发独立的电子资源管理系统（ERMS）、网络级发现系统，再到下一代图书馆系统，可谓模式百出，方法各异，但迄今为止电子资源的管理还很不成型，笔者认为，电子资源管理的关键不是系统问题，而是图书馆流程和架构的重组问题，图书馆必须调整业务流程，进行机构重组，才能适应电子资源的发展和管理要求。 　　1 基于业务流程变化的图书馆机构重组概况 　　电子资源在授权、获取、网络、定价、所有权和迅速变化的技术和标准方面引起诸多复杂的问题。对于电子资源，采选人员不能单独决定是否采集，而必须在馆内与其他部门进行密切协商以评估该资源的适用性才能决定，通常情况下需要与技术、采访、资源发现与组织、法务及服务部门协商，而且流程要比印本资源的采访复杂得多，除了内容选择，还包括谈判、许可、开通试用、数据库激活、使用统计、评估、续订和用户支持等。电子资源的复杂管理要求改变了图书馆的传统业务流程，使图书馆的技术业务与公共服务的界限日趋模糊。为了适应电子资源的发展要求，图书馆必须进行基于流程的机构重组。 　　1.1 国外图书馆业务流程变化以及机构重组概况 　　机构重组向来都不是一件容易的事情，尤其在图书馆界，有史以来，图书馆就是一个以人为中心的机构，以人安排工作的比例远远大于让员工适应工作。根据海逊（A.Hirshon）的研究，从1975年到1991年，图书馆自动化技术的发展使得图书馆的采编流程发生了很大变化，但是令人难以置信的是除了部分图书馆将采访和编目合并以外，从1975年到1991年间大部分图书馆的组织机构都未改变。美国研究图书馆学会（Association of Research Librar-ies，ARL）1987年和2007年的两次统计，也得出类似结论，这20年间，藏书建设实践发生了很大变化，但图书馆组织结构变化却很小。究其原因，主要是因为自动化技术及其相关工作并未改变图书馆的线性工作模式，但电子资源则不同，它具有周期性循环、螺旋式上升的特点，图书馆原有的单一线性组织结构不能适应其发展，必将引发机构变革，尽管这种变革还比较缓慢，但它已经在发生和演进。电子资源管理引发的图书馆机构重组历程可以分为三个阶段。 　　1.1.1 第一阶段：电子资源适应印本资源为中心的架构（上世纪90年代中期到21世纪初） 　　在电子资源兴起早期，图书馆是不愿意变革的，只有少数图书馆敢于冲破传统，对机构进行调整。如美国内华达大学图书馆在上个世纪90年代中期就成立了一个新的部门“知识检索管理”（Knowl-edge Access Management），该部门包括编目、系统以及网络开发与维护，它将内部服务与公共服务合并在了一起。又如康奈尔大学图书馆于2002年对技术业务部进行重组，不但增加了元数据服务小组，而且将采访和书目控制合并，并在其下设立电子资源工作小组。但从总体上看，在电子资源出现的最初几年，大部分图书馆都没有发生机构重组，都是将电子资源的相关职责，如谈判许可、知识库管理、电子资源激活等添加到了现有的工作职责中。波兰的贝德纳雷克一米哈尔斯卡（Bozena Bednarek-Michalska）于2002年形象地描述了世界范围内图书馆员奋力应对电子资源的情况：图书馆的每个部门似乎都必须吸收一点与电子资源相关的工作。为电子资源设立专门的岗位势在必行，但到底设立在哪里？采访部、编目部、期刊部或参考