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公文写作基本常识介绍 汤长寿 2007年7月  公文 商务文书 文学作品 第一要素 掌握公文的体式 一、公文的特点 （一）公文是制文机关公务活动的产物,具 有特定的规定性，必须按照国家和集团公文处 理规范制发公文。 （二）公文是由制文机关法定作者制发， 具有很高的权威性。法定作者的公文一旦发 出，对受文者的强制效力受到有关法规的保护。 （三)公文是制文机关制发的特殊的信息记 录手段，具有规范性,其体式（文体、格式）必 须符合国家和制文机关上级的规定和要求 。 （四）公文是制文机关的党、政行为，其制作必须讲究程序性，必须按规定程序制发。 二、 公文的种类 国家行政机关公文有十三个文种。吉利集团规定常用公文有以下十一种: (一)决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下属单位不适当的决定等事项。 (二)公告：适用于向集团内外宣布重要事项或者决定事项。 (七)请示：适用于向上级机关请求指示、批准。 (八)批复：适用于答复下级单位（部门） 请示事项。 (九)意见：适用于对重要问题提出见解和 处理办法。 (十)函：适用于不相隶属单位（部门）之 间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批 准和答复审批事项。 (十一)会议纪要：适用于记载和传达会议 情况和议定事项。 国家行政机关公文还有“命令、令”和“议案” 两种。党的机关公文文种另有规定。 文文种使用容易发生错误的有以下几种情况: 一是“报告”与“请示”; 二是“会议纪要”与 “会议记录”、 “会议简 报”、“会议决议、“会谈纪要”常用文书如使用混 淆。 “会议记录” 。 “会议简报”。 “会议决议” “会谈纪要”。 三、公文的格式 公文的格式有严格的要求。一份正式公文必须有 三大部分组成，缺一不可： （一）眉首区。包括： 1、公文份数序号 ; 2、秘密等级和保密期限 ; 3、紧急程度; 4、发文单位标识 （亦称制文单位）; 5、发文字号 ; 6、签发人 ; 7、红色反线。 （二）主体区。包括： 1、公文标题 ; 2、主送单位（亦称受文机关）; 3、公文正文 ; 4、附件; 5、成文日期 ; 6、公文生效标识 ，即制文单位印章或领 导人签名章； 7、附注 （用于上行文)。 （三）版记。内容包括: 1、主题词； 2、抄送单位 ； 3、印发单位和印发日期 ； 4、印刷份数； 5、版记中的黑线 。 版记一般放在公文最后一页的底部，其位 置均在双数页面上。版记一般不编页码。但 如遇与正文同页,可编页码,不同页不编页码。 版记中每栏目间用色粗实线分割。 四、 公文格式分述: 1、红头文件格式与一般文件格式（亦称白头文 件）。（运用附件讲解） 2、上行文格式: ★上行文指制文机关向上级报送的请示或报告。 上行文与一般公文格式的不同点，是其眉区首要留 出供上级领导批示签署意见的空白区。因此要求在 一般公文格式的眉首区整体往下移55mm，以保证 发文机关名称与版心上边沿距离80mm。 ★上行文与一般公文另一个不同点，就是要由行文机关负责人签名，签名位置与发文字号在同一水平线上，发文字号不居中，左移至版心左边缘空一个字位置标识。签发人姓名应用3号楷体，标识位置于版心右侧空一个字位。其它与一般公文相同。 ★上行文的主送单位如有多个，在受文机关处标识1个，其余的下移至版记，标识办法见集团公文处理规范手册。  3、信函格式。 （1）该格式的发文机关名称标识于距纸顶 端30㎜处，在标识发文机关后不加“文件”二 字。 （2）在发文机关名称下空4㎜处印二条红线, 上粗下细，称文武线，线