OA协同办公系统效益分析.doc

协同办公系统效益分析 PAGE PAGE 2 OA协同办公系统效益分析 ⑴、提升企业执行力： 增强授权的有效性 通过协同OA系统，实现工作的书面授权，降低工作目标的传递衰减或变形；在系统中直接分配任务对象和路径，确保执行资源；并且系统提供直观的可视化流程图，可在授权人与被授权人之间建立可视的责任关系。 监督过程控制结果 通过协同OA系统，所有工作事件都将被如实的记录，供查询和跟踪。并可以及时跟踪任务执行状态、结果、过程变动，减少信息的衰减。 加强制度的执行规范 通过协同OA系统，将企业的制度、规范变成“制度、规范模板固定流程”，员工无需牢记，在执行时将按制度自行流转，实现企业“行为约束”的管理。 ⑵、提升团队效率： A、 加强时间管理 通过协同OA系统提供直观的时间管理功能，员工的时间安排可以互相查看，上级可以阅读并批复。从公告到部门讨论区、从内部联系人到各种制度模板、从协同处理到知识库共享，轻重缓急一目了然。 建立敏捷性组织 通过协同OA系统，可以随需应变组建“跨部门”的动态项目团队，快速建立灵活的弹性组织，且无需会议方式，可以实现所有项目成员全面同步信息对称。 移动协同，实时审批、处理 实现网上的审批流程，也同样可以有效节约不同岗位，不同部门由于作业时间、空间的冲突而带来的协作障碍，使得办公的效率得以提高。 ⑶、实现知识管理 知识沉淀 通过协同OA系统提供的文档管理功能，为各个部门建立文件夹，存放部门知识，并可以辅助完成信息采集、整理筛选、分类归集、形成知识。 知识共享 通过信息的分类管理方法，统一集中管理在服务器上，每日备份。并且可以根据工作内容要求不同，授权不同对象学习分享，实现知识的最大利用。 ⑷、辅助文化建设 通过协同平台为企业搭建全员电子沟通的立体平台，通过协同、计划、公告、新闻、调查、论坛、短信等多种方式有效改善企业沟通问题，轻松组织互动探讨和调查，增强组织成员参与的兴趣，辅助完成企业文化建设。 ⑸、有效节约费用 A、通过协同OA系统多样化的沟通方式，提高沟通频率的同时大幅度降低有线和无线终端的通讯量，可实现抑制系数 80％，明显减少传真、长途电话等开支。 B、通过协同OA系统的协同工作、文档管理和共享机制，降低因打印产生的办公用品消耗和折旧，可实现抑制系数为 98%，明显减少了打印纸、打印机的用量。 C、通过协同OA系统实施达成人均事务处理能力的提升，在组织扩张过程中有效进行减少对新人的雇佣数量，从而达成对人力资源成本抑制。可实现年度人力资源成本抑制系数为90%，明显减少人力相关的开支。 D、通过协同OA系统提升了组织的敏捷和灵活性，协调会和动员会等各种会议次数明显减少和会议时间明显缩短，可实现年度办公费用中的会务费、差旅费和车辆运行费等成本抑制系数为80%，明显减少无效工作量和费用开支。 、整合信息资源 A、协同OA系统非常易用，多数领导培训一个小时即可以快速的掌握。 B、协同OA系统可为企业领导设置供查询的专用文件夹，定时按照要求把业务系统的汇总结果和分析报告推送到指定的文件夹中，这样，领导就可以不必进入其他IT系统就能看到所有系统中最有价值的产出物——结果文档和分析报告等，大大方便了领导者。 C、通过协同OA系统的单点登录方式，可以一键式访问其他IT系统，并实现数据级的整合应用，从而有效消除信息孤岛。