文书档案文件级目录数据库结构与著录细则-合肥市档案局.ppt

一、著录项目 包括题名、文件编号、责任者、秘级与保管期限、控制标识、时间、分类号、档案馆代码、档号、缩微号、组织机构代码、电子文档号、脱机载体编号、稿本、载体形态、主题词和关键词、人名、附件、提要与附注项等。 对照列表可以看出，这些项目有必著不可为空、必著可为空和选著项目三种。 二、著录格式 本标准适用于建国后文书档案文件级目录的关系型数据库属性定义与数据采集，故采用了表格条目格式的表达方法。 让我们先来看一下案卷级的著录页面： 再来看一下文件级的著录页面 三、著录细则 1、题名：是档案馆、档案室的必著项目。通俗地说就是文件的标题。 2、责任者：是指对文件内容进行创造、负有责任的团体或个人。 3、文件编号：指文件执法过程中由执法机关、团体或个人赋予文件的顺序号。 4、密级与保管期限：密级根据文件首页的标记（秘密、机密、绝密等）；保管期限根据档案的价值划分为永久、长期、短期，都据实著录。 10、主题词和关键词： 该项为选著项目，现在正式的文件一般在文件最后都标注有主题词或关键词，照录即可。 例： 四、采用《归档文件整理规则》整理的档案的著录界面及著录项1、盒的著录 2、文件的著录 谢 谢 * * 文书档案文件级目录数据库结构与著录细则 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 为规范做好市直单位到期应进馆档案接收移交工作，确保馆藏国家档案资源的质量、完整与安全， 从2007年起市直各单位所有移交进馆的档案必须在移交档案实体的同时，移交符合安徽省地方标准《文书档案文件级目录数据库与著录细则》的计算机档案条目。 为此，我们特举办本期档案业务培训班，为大家讲解有关的计算机档案著录要求。 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 5、控制标志：根据档案归档时确定为开放的著录开放，确定为控制利用的著录为控制。 6、时间： A、成文时间，著录文件的形成时间； B、考证时间，时间是考证得出的，应在附注中加以说明。 C、时间表示方法：例— 若时间不详，表示 Evaluation only. Created with Aspose.Slides for .NET 3.5 Client Profile 5.2.0.0. Copyright 2004-2011 Aspose Pty Ltd. 7、编号 A、分类号：依据《中国档案分类法》著录。但目前档案无法利用分类号组成有效的检索工具，因此该号的实际意义不大，可以为空。 B、档案馆代码：是档案馆必著项目，依据国家档案局统一编排的代码著录。例如合肥市档案馆代码为:434010 C、档号： 以立卷方式整理的档案，档号结构主要有三种形式： 1）、全宗号——目录号——卷号——件号 Evaluation only. Created w