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(5)插入批注 选择【插入】菜单的“批注”命令,就会出现一个文本框,直接输入内容即可。 此时,在当前单元格的右上角有一个红色三角形,当鼠标经过它时,批注会自动显示。 批注就是单元格的说明、备注。 3、工作表的格式化 (1)选定要套用格式的区域 格式/自动套用格式 (2)选择自动套用格式 撤消选择“无”样式 1 、数据清单 2 、数据排序(重点) 3 、数据筛选(重难点) 4 、分类汇总(重难点) 八、数据管理 Excel工作表中单元格构成的矩形区域,又称数据列表。 记录:数据清单中的每一行(第一行称为表头) 每一行对应数据库中的一个记录。 字段:每一列称为字段。列标是数据库中的字段名称 数据清单中不允许有空行或空列; 不能有数据完全相同的两行记录。 1、数据清单 避免在一张工作表中建立多个数据请单。 数据表格的数据和其他数据之间至少留出一个空行和空列。 避免在数据表格的各条记录或各个字段之间放置空行和空列。 最好使用列名,并把列名作为字段的名称。 建立数据清单时,注意的问题: (1)简单排序 例如:如何对“学生成绩统计表.xls”中的学生按“计算机基础”成绩降序排列? (2)复杂数据排序 例如:对“学生成绩统计表.xls”中的学生按下列方式排列: 首先按“计算机基础”成绩降序排,如果“计算机基础”成绩相等,则按“高等数学”成绩降序排,如果“高等数学”成绩也相等,则按“大学英语”成绩降序排。 2、数据排序 当用户只对数据列表中一部分数据感兴趣时,可以使用数据筛选功能。数据筛选将不感兴趣的记录暂时隐藏起来,只显示感兴趣的数据。 数据筛选分为两种: 自动筛选 高级筛选 3、数据筛选 步骤如下: 在数据清单以外的位置建立条件区域 “数据”→“筛选”→“自动/ 高级筛选”命令 (1) 自动筛选 全部:显示所有行。 前10个:显示由数据项或百分比指定的上限或下限范围内的行。 自定义:使用当前列中的两个条件值,或者其他比较运算符,而 不是“与”运算符(默认运算符) 空白:只显示此列中含有空白单元格的数据行。 非空白:只显示此列中含有数值的数据行。 例1:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及格的学生筛选出来? (2) 高级筛选 能实现更复杂的筛选功能 例1:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及格或者英语不及格的学生筛选出来? 例2:将“学生成绩统计表.xls”中的计算机基础不及格或者英语不及格的男生筛选出来? 1、建立条件区域,同一行上的条件关系为逻辑与,不同行之间的关系为逻辑或 2、打开高级筛选对话框 3、选择数据区域和条件区域 4、单击“确定”按钮 定义:是对数据清单按某个字段进行分类,将字段值相同的连续记录作为一类,进行求和、平均、计数等汇总运算。 例如:求“学生成绩统计表.xls”中男生和女生的英语平均成绩 注意:在分类汇总之前,首先一定要对分类字段进行排序,否则分类汇总就没有意义了。 4、 分类汇总 先要对数据清单按分类的关键字进行排序,再执行“数据”的“分类汇总”命令。 例4-19 在成绩表中,按“班号”字段分类汇总“成绩”的平均分(即统计出各个班的平均分) Sum: 数据清单中数值的和。它是数字数据的默认函数 Count: Average: 数据清单中数值的平均值。 Max: 数据清单中的最大值。 Min: 数据清单中的最小值。 Product: 数据清单中所有数值的乘积。 Count Nums: 数据清单中含有数字数据的记录或行的数目。 StdDev: 估计总体的标准偏差,样本为数据清单。 StdDevp: 总体的标准偏差,样本为数据清单。 Var: 估计总体方差,样本为数据清单。 Varp: 总体方差,总体为数据清单。 清单中数据项的数目,它是非数字数据的默认函数。 5、输入有效数据 选定若干个单元格 选“数据|有效性”命令 (1)复制数据 方法一:使用“常用”工具栏上的命令按钮复制数据 方法二:用鼠标拖放来复制数据 (2)移动数据 移动单元格区域的数据,其操作方法与复制操作基本相同 (3) 选择性粘贴 一个单元格含有数值、格式、公式等多种特性,数据复制时通过“选择性粘贴”可以只需要复制它的部分特性 进入修改状态的方法: 按F2或双击 单元格内换行: 按Alt+Enter组合键可强制在某处换行 确认操作 取消操作 2、输入数字 对齐方式:默认右对齐 正数:直接输入 负数:带括号或使用“-”号,如:-15或(15)均表示负数。 小数:“工具”-“选项”-“编辑” 正
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