项目管理学（6）项目收尾.ppt

1 项目收尾管理 中科院研究生院工程教育学院 杨爱华教授 课程内容 项目终止 合同收尾 管理收尾 一.项目终止 项目收尾是项目生命期的最后一个阶段，当项目的目标已经实现，或者项目阶段的所有工作均已经完成，或者虽然有些任务尚未完成，但由于某种特殊原因必须停止时，项目团队就需要做好项目的完成、收尾工作。 项目终止 项目的最后执行结果： 成功、 失败 项目终止的两种方式： 正常终止、 非正常终止 项目收尾的目标 项目收尾要达到的目标有：(项目参与方不同,目标会有所不同) 项目产品经过试运行并正式投入使用 顺利完成项目交接 达到预定的利润目标 审计和总结 绩效考核 奖励和庆祝 项目团队解散 项目终止的因素 导致项目终止的主要原因包括： 项目的目标已经实现 项目的下一步进展已经很难或不可能获得 项目被无阻期地延长 项目所必需的资源被转移出该项目 项目的关键成员离开项目组 项目目标和范围定义不清楚 高层管理人员不支持 项目经理人选不当 计划和控制薄弱等 项目终止的过程 对于较复杂的项目，终止过程包括： 对终止过程进行计划 制定计划预算 整理相关的各种资料 作好相应的人员安排 提交项目终止的详细报告 项目终止的过程 项目负责人在终止过程中的职责有： 保证涉及项目终止的所有任务的完成 通知客户项目完成情况，保证与客户达成的各种协议的实施，各种涉及客户的处理必须获得客户的认可 监督项目有关账目的结清，理清最终的账目 决定保存的文档（电子文档、手册、报告和其他文件） 重新安置人员、物资、设备及其他资源 保证完成有关文档，包括项目的最终评价，并准备和提交项目终止报告 项目终止的过程中容易出现的问题(三个) 问题一： 对资金、物资监管有力，却对文档疏于管理 导致资料收集困难、保密工作产生隐患 问题二： 项目经理因为自身职责的结束而产生不良后果 必须注意项目终止负责人的人事安排 问题三： 对项目组的解散和对项目组成员的重新任命可能带来矛盾 注意沟通 项目终止报告 项目终止报告应由项目经理提供。除了对项目进行评价对项目终止的原因进行分析之外，还应对项目已经实施的全部过程进行记录和分析以达到总结经验和教训，并为以后正确地开展工作提供依据的目的。 项目终止报告既是对该项目的历史记载，又能为未来项目提供策略建议，由于实际工作的需要，它可能被众多项目当事人、干系人所传阅，包括项目经理或管理班子、团队成员、项目客户、主管上司以及政府的有关部门。 项目终止报告 一般的项目终止报告的内容包括： 立项原因和项目的整体概况 项目的组织结构和主要责任人情况 项目到终止时已实施的情况 项目已实施部分的绩效 项目已实施部分的管理绩效 项目出现的问题分析及有关责任划分 对项目终止后的各项工作安排情况，人事安排情况各种资源、物资和文档资料的交接情况等应做明确的说明 正式宣布项目完全终止 项目终止报告 大型的项目终止报告的内容还包括： 对项目进程中出现的问题、冲突及解决办法的总结 项目阶段性总结 对需要增加资源的工作任务的记录 对合作方、支持方的总结 对项目中沟通的分析以及提高沟通技巧的建议 从总体上分析项目管理的流程 二.合同收尾 项目收尾的主要工作包括两个部分： 合同收尾 管理收尾 合同收尾的定义 按照合同相关条款的要求，对照进行验收、核实，并且进行移交、付款等工作，以及解决未尽事项、关闭合同的过程。 合同终止的原因 合同终止的原因包括： 合同因履行而终止 合同因行政关系而终止 合同因不可抗力的原因而终止 合同因双方当事人协调同意而终止 仲裁机构或者法院判决终止合同 合同资料 在合同收尾中应整理的合同资料包括： 合同正、副文本，合同附件、备忘录、相关的表格、清单 在合同执行过程中所产生的会议纪要、合同变更申请及批准记录、合同补充协议 由承包商提出的技术文件、承包商的进展报告、合同付款凭证、单据等财务记录、合同验收报告等 收集合同资料 合同资料至少应包括合同正、副文本，合同附件、备忘录、相关的表格、清单以及在合同执行过程中所产生的会议纪要、合同变更申请及批准记录、合同补充协议，由承包商提出的技术文件、承包商的进展报告、合同付款凭证、单据等财务记录、合同验收报告等。助理项目管理师应协助项目经理在项目收尾之前，将这些资料收集齐全，以备查阅、对照、检验。 整理合同资料 合同收尾结束后，助理项目管理师应对所有的合同文件进行整理、编号、装订，连同项目其他文件一起作为一整套项目记录资料归档。在整理合同资料时，应分门别类，做到数据齐全、忠于原始记录、标识清楚，还要便于查阅，整理完毕交给专门的部门存放于专门的地点，以便需要时能方便地找到。 核实合同