《excel办公及商务应用第七章 数据的汇总与透视》.ppt

《EXCEL数据处理》电子教案 中国水利水电出版社 第 7 章 数据的汇总与合并 【本章知识点】 利用SUMIF或组合SUM和IF条件汇总 利用SUMPRODUCT实现多条件汇总 利用DSUM函数进行数据库表格汇总 数据库表格的分类汇总操作 一些特定情形下的分类汇总操作 利用SUM函数进行多工作表数据合并 按位置和按分类进行的两种合并计算 7.1利用相关函数进行数据汇总 在Excel中进行数据处理时，数据汇总是最频繁的操作之一。通过SUM函数对数据进行无条件汇总是最好理解的一种方法，但是，仅仅只是掌握一个SUM函数，在进行数据汇总时 还远远不够。 本节介绍其它几个用来进行满足一定条件的数据汇总方式，包括SUMIF函数、SUM函数与IF函数组合应用、SUMPRODUCT函数和DSUM函数。它们各有相应的应用场合，应灵活应用。 7.1.1利用SUMIF函数实现单条件汇总 SUMIF函数的功能是根据指定条件对若干单元格求和，其语法格式为： SUMIF（条件区域，条件，求和区域） 其中的条件形式可以是数字、表达式或文本。例如条件可以表达为：32，”3000”，”计算机”等，注意其中的引号需要是英文状态的引号。 三个参数表示：将条件区域中满足条件的记录的区域求和。 在应用中，条件区域和求和区域一般使用绝对引用，而条件设置为相对引用，这样可以保证向下复制后结果仍正确。 7.1.2 SUM函数和IF函数实现多条件汇总 SUMIF函数只能根据一个条件进行求和，如果要实现对两个以上的条件求和，可以联合使用SUM函数和IF函数来实现。 联合使用SUM函数和IF函数进行多条件求和时，公式必须按照数组公式输入，所以在公式输入完之后要用Ctrl+Shift+Enter组合键，否则将返回错误值。 7.1.3 利用SUMPRODUCT函数实现多条件汇总 SUMPRODUCT函数的功能是计算几个数组之间对应元素乘积之和，语法格式如下： SUMPRODUCT（数组１,数组２,数组３, …） 可以看出，该函数的数组参数个数不定，但是使用时一定要注意各个数组的维数必须相同，否则SUMPRODUCT函数将返回错误值“#VALUE”。 7.1.4 利用DSUM函数进行数据库表格多条件汇总 DSUM函数的功能是对数据库表格进行多条件汇总。语法格式如下： DSUM(database, field, criteria) 其中： database 为构成数据库的单元格区域； field 是database区域中某列数据的列标题，它可以是文本，即两端带引号的标志项（如“使用年数”或“产量”），也可以是代表列表中数据列位置的数字：1 表示第一列，2 表示第二列……；criteria称为条件区域，它与高级筛选的条件区域的含义一样。 功能：按照条件区域的条件，在database区域查找数据，将满足条件的记录的field字段内容汇总 7.2数据库表格的分类汇总 7.2.1分类汇总的基本知识 分类汇总是在Excel数据库表格或者数据清单中快捷地汇总数据的方法，通过分级显示和分类汇总，可以从大量的数据信息中按照某些特殊的需要提出有用的信息。 分类汇总为汇总数据提供了非常灵活有用的方式，它主要可以实现以下功能： （1）在数据库表格上显示一组数据的分类汇总及全体总和。 （2）在数据库表格上显示多组数据的分类汇总及全体总和。 （3）在分组数据上完成不同的计算，如求和、统计个数、求平均数、求最大（最小值）、求总体方差等。 7.2.2 分类汇总的建立 在执行分类汇总命令之前，首先应该对需要分类汇总的字段进行排序（这一点非常重要），将数据库中关键字相同的一些记录集中到一起。当对数据库排序之后，就可以对数据库进行数据分类汇总。 运行“数据”／ “分类汇总”命令，出现 “分类汇总”对话框，然后进行分类汇总的设置操作。 分类汇总说明 在显示分类汇总结果时，左侧自动显示一些分级显示按钮，单击“＋”和“－”可以展开和隐藏细节数据。 清除分类汇总结果：先打开分类汇总对话框，单击“全部清除”按钮即可。 为了保险起见，在分类汇总之前最好先进行数据备份。 在进行分类汇总之前，按照需要分类的字段排序非常重要，否则相同项目将无法在分类汇总结果中计算到一起。 7.2.3 多重分类汇总的操作 上面介绍的分类汇总仅仅只是按照“品名”关键字对“合计金额”进行了一种汇总运算。实际上。在同一分类汇总级上可能不只进行一种汇总运算。 为此，Excel还提供了对同一分类进行多重汇总的功能，这就是所谓的多重分类汇总。 若要在同一汇总表中显示两个以上的汇总数据时，只需对同一数据清单进行两次不同的汇总运算。第二次分类汇总在第一次的汇总结果上进行即可。 说明：每增加一次分类汇总，汇总结果左侧按钮就会