部门间工作交接备忘录.docx

部门间工作交接备忘录

一、交接前准备

1.1交接资料整理

在部门间工作交接开始前，需对各类资料进行系统整理。将与工作相关的文件、报表、备忘录等纸质和电子资料进行分类归档，保证资料的完整性和准确性。例如，将销售部门的客户合同、销售订单、市场调研资料等分别整理成册，并标注好日期和类别。对于电子资料，要建立专门的文件夹，按照不同的业务板块进行存储，方便后续查找和使用。同时对一些重要的历史资料也应妥善保存，以备不时之需。通过细致的资料整理工作，为后续的工作交接奠定坚实的基础。

1.2工作流程梳理

对现有的工作流程进行全面梳理是交接前的重要环节。逐一分析各个工作环节的操作步骤、先后顺序以及相关的责任人员。以财务报销流程为例，明确从费用申请到报销审批、款项支付的每一个步骤，包括所需的审批文件、审批时间节点等。同时梳理过程中要发觉可能存在的流程漏洞或不合理之处，及时进行优化和改进。通过工作流程的梳理，使双方对工作的开展方式有清晰的了解，避免在交接后因流程不清晰而出现混乱。

1.3未完成事项统计

对交接前尚未完成的事项进行详细统计，包括项目进度、客户服务事项、财务收支等方面。对于每个未完成事项，要明确其现状、责任人以及预计完成时间。例如，某个项目的进度延迟了一周，目前正在进行关键任务的攻坚，责任人是项目组长，预计在一周内完成。通过未完成事项的统计，让接手部门对工作的整体情况有全面的认识，便于后续的跟进和处理。

二、工作内容交接

2.1具体业务交接

具体业务交接是工作交接的核心部分。将各个业务板块的工作内容逐一进行交接，包括业务流程、操作技巧、客户资源等。以市场推广业务为例，详细介绍当前正在进行的市场活动策划、推广渠道的维护与拓展、客户反馈的处理等工作。同时将已有的客户资源进行清单式交接，包括客户的基本信息、合作历史、需求特点等，帮助接手部门快速了解客户情况，开展后续工作。在具体业务交接过程中，要注重细节，保证交接的全面性和准确性。

2.2项目进度交接

对于正在进行的项目，要将项目的进度情况进行详细交接。包括项目的里程碑节点、已完成的任务、未完成的任务以及后续的工作计划等。以软件开发项目为例，交接方要向接手方提供项目的需求文档、设计文档、代码进度等信息，让接手方清楚了解项目的当前状态和下一步的工作重点。同时双方要共同确认项目的风险点和应对措施，保证项目的顺利推进。

2.3客户信息交接

客户信息是企业的重要资产，在工作交接中必须保证客户信息的安全和完整交接。将客户的基本信息、联系方式、交易记录、服务需求等详细信息进行交接，建立客户信息交接清单，双方签字确认。同时要对客户的后续服务安排进行明确，保证客户在交接过程中不会受到影响。对于一些重要的客户，交接双方可以进行面对面的沟通，介绍客户的情况和服务需求，帮助接手部门更好地开展客户服务工作。

三、沟通协调机制

3.1内部沟通渠道

建立良好的内部沟通渠道对于部门间的工作交接和后续合作。明确内部沟通的方式和频率，如定期的部门会议、邮件沟通、即时通讯工具等。在工作交接期间，要加强内部沟通的及时性和有效性，及时解决出现的问题和疑虑。例如，每天召开一次简短的交接工作沟通会议，汇报当天的交接进展情况，讨论遇到的问题并寻求解决方案。同时要建立内部沟通的记录机制，将重要的沟通内容进行记录和存档，以便后续查阅和追溯。

3.2与其他部门协作方式

除了内部沟通，与其他部门的协作方式也需要在交接过程中进行明确。了解与其他部门在工作流程中的衔接点和协作要求，包括跨部门项目的合作方式、信息共享机制等。以采购部门为例，要与生产部门、财务部门等明确采购流程中的审批环节、付款方式以及信息共享的要求等。通过与其他部门协作方式的明确，避免在工作交接后因协作不畅而影响整体工作效率。

3.3对外沟通安排

对外沟通是企业与外部客户、合作伙伴等进行交流的重要环节，在工作交接中也要进行妥善安排。明确对外沟通的负责人、沟通内容、沟通渠道等。例如，市场部门的对外沟通负责人要负责与客户保持联系，及时反馈客户的需求和意见；在沟通渠道方面，要确定使用的电话、邮件、社交媒体等方式，并建立相应的沟通记录和反馈机制。通过对外沟通安排的明确，保证企业在对外沟通方面的连续性和稳定性。

四、人员安排与培训

4.1现有人员情况介绍

对交接部门的现有人员情况进行详细介绍，包括人员的基本信息、岗位职责、工作经验等。了解每个人员的专业特长和优势，为后续的工作安排和人员调配提供依据。例如，在销售部门，介绍销售人员的客户资源分布、销售业绩情况等，让接手部门能够充分利用现有人员的优势。同时也要关注人员的离职情况和空缺岗位的需求，及时进行人员补充和调整。

4.2培训计划与安排

根据工作交接的需要，制定详细的培训计划和安排。对于接手部门的人员，要进行相关业务