邮件收发的管理办法.doc

规章制度 文件名称：总部邮件收发管理办法 文件编号：行政-2-P-003 文件版本：1.1 制定单位：行政部 机密等级：一般 发行日期： 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 1/7 制定单位 行政部 版本历史 文件增修撰写过程 版本 发布日期 主要更改内容 文件作者 1.1 总部管理办法 刘振 本文件已经由下列人员审核 单位 姓名 日期 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 2/7 制定单位 行政部 目录 1．目的………………………………………………………………………………3 2．适用范围…………………………………………………………………………3 3．权责单位…………………………………………………………………………3 4．定义………………………………………………………………………………3 5．作业内容…………………………………………………………………………3 5.1. 邮件寄送办理…………………………………………………………… 3 5.2. 申请及交寄……………………………………………………………… 3 5.3. 邮件收发………………………………………………………………… 4 6．相关文件…………………………………………………………………………4 7．流程图……………………………………………………………………………5 8．表单………………………………………………………………………………7 9．附件………………………………………………………………………………7 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 3/7 制定单位 行政部 目的 为加强总部邮件管理，规范邮件交寄及领取相关作业程序，特制定本办法。 适用范围 适用于总部各部门及位员工邮寄、领取邮件之用途。 权责单位 3．1．本办法由行政部负责制定及修订。 3．2．总部各部门及员工配合执行。 定义 .邮件：邮局传递的函件、EMS及包裹； .报纸杂志收发：总部各部门订阅之报纸、杂志； 4.3.快递：公司传递的函件及包裹。 作业内容 邮件寄送办理 5.1.1. 总部各部门寄送邮件、包裹均由行政部统一办理。 5.1.2. 遇下班或节假日需要办理邮件业务，自行向公司行政部指定邮递公司办理。 5.2 申请及交寄 5.2.1. 邮寄或快递时，在事先确认收件人详细地址后填写EMS 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-002 机密 一般 页次 制定单位 行政部 快递/邮件申请单，以避免邮件延误或无法投递的状况 5.2.2. 邮件交寄时间 为提高邮件邮寄效率，每日9:00-17:30统一接受部门邮件邮寄和市快递申请； 为规避邮件安全风险，每日17:30以后暂不接收邮件邮寄和市内快递申请，由各部门妥善存放，将视为次日处理邮件； 如遇急件或特殊需求须提前1小时与一、二楼前台联系，在与前台确认后，办理相关邮寄手续，处理邮件送寄。 邮件收发 .行政部负责邮件的收发 一般信件：接到通知后员工自行步至前台取件； 一般快递：快递人员自行通知员工至前台领取； 报刊、杂志：各部门邮件取件对口人至前台领取； 海外员工快递：收到海外员工快递后，通知海外行政助理领取。 剩余未发放之邮件则由前台转告或发邮件通知所属部门或责任人（代） .相关文件 无 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 4/7 制定单位 行政部 .流程图 7．1．总部邮件收发流程图 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 5/7 制定单位 行政部 总部邮件收发流程图 前台 收件人 表单 N Y 文件名称 总部邮件收发管理办法 版次 1.1 发行日期 文件编号 行政-2-P-003 机密 一般 页次 6/