公文处理工作培训教材.pptx

;;公文和公文处理工作的定义;;;公文处理;公文种类和格式;公文种类和格式;公司公文格式一般分为六类

1.文件式公文件：平行文和下行文、上行文；

2.信函式公文：公司函、公司部门函；

3.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项；

4.信息、简报

5.签报：适用于单位内部部门向领导人书面请示、报告工作，可选文种有“请示”、“报告”和“意见”；

6.传真电报：适用于处理紧急公务；;公文纸张要求

公文用纸一般采用国际标准A4（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

公文页边和版心尺寸：上白边（天头）37mm，下白边（地脚）35mm，左白边（订口）28mm，右白边（切口）26mm，版心156mm×225mm（不含页码）。

排版规格：每页22行，每行28个字。

印制要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过lmm。;公文纸张要求;公文一般格式;1、发文机关版头:

发文单位标识应当使用发文机关全称或者规范化简称。

;2．公文份号：

3．密级程度:

注意事项：

（1）右上角；

（2）密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”3种。保密期限视内容而定。一般情况绝密30年，机密20年，秘密10年。

;4．紧急程度:

注意事项：

（1）文件急度为：特急、加急；

（2）电报急度为：特提、特急、加急、平急；

（3）行政机关右上角，党委机关左上角。;5．发文字号:

例“×函〔××××〕××号”

注意事项：

（1）年份要全写，并用六角符；

（2）不能虚位；

（3）发文字号分类不宜过细。

;6．签发人:

注意事项：

（1）以最后一位或职位最高的审批领导名字为准；

（2）只在上行文中标注。

7．文头横线:;9．主送机关:

10．正文:

11．附件:;12．印章:

注意事项：除会议纪要和电报外，其他公文应加盖印章；印章盖在成文日期处，上不压文，下要骑年盖月；盖章不落款，落款不盖章。

13．成文时间:

注意事项：以最后一位领导签发的日期为准。成文日期用汉字书写，“零”写为“〇”。

;14．附注:

注意事项：请示性公文一定要标注联系人及联系电话。

??当加括号标注

15．主题词:

主题词的标注最多不超过5个词，标引顺序：先标类别

词，再标类属词，最后标明公文种类。;16．抄送机关:

注意事项：除主送机关外，需要执行或知晓的其他机关，称谓应使用规范化全称或简称。

17．印发机关和时间:

注意事项：印发时间以本机关印制时间为准

18．页码;1．发文字号用3号方正仿宋；

2．签发人用3号方正仿宋，领导姓名用3号方正楷体；

3．标题用2号方正小标宋；

4．主送机关用3号方正仿宋；

5．正文用3号方正仿宋；

（其中第一层“一、”；第二层“（一）”；第三层“1．”；第四层“（1）”;6．附件和附件内容用3号方正仿宋；

7．落款日期用3号方正仿宋；

8．标识附注用3号方正仿宋；

9．“主题词”3个字用3号方正黑体，主题词内容即词目用3号方正小标宋；

10．抄报、抄送、印发及印刷机关用3号方正仿宋。;发文处理流程;发文办理指以制发公文的过程，包括草拟、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等程序。

草拟公文几点注意事项：

1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。

2.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。;4.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

5.人名、地名、数字、引文准确。

6.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一），第三层为“1.”，第四层为“（1）”。层次较少时，第二层亦可为“1.”，第三层为“（1）”。

7.公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

;项目部、分公司

收文处理流程;项目部、分公司办公室负责所有来文的接收、登记、传阅、催办工作，负责办公室及综合性收文的归档工作。

1.公司各项目部、分公司要指定专人负责，每天开机联网查阅电子公文。电子公文下载后，按收文时间进行收文登记处理，同时，将其保存以备查阅。

所有收文都须经办公室进行登记、传递，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。;