煤业运销有限责任公司行文制度.doc

XX煤业运销有限责任公司 行文规定 一、目的 为进一步规范公司对内对外文件处理，提高信息发布的时效性，加强文件发布的归口管理，特制定本制度。 适用范围 适用于公司对内对外和外来文件的管理，公司各部门的文件也按本制度进行管理。 文件的起草、审批与签发 1、 文件发布的形式：包括纸质件和电子件。 2、所有的文件均由相关职能部门起草并进行校对，以确保不出现明显的错误。 （1）对于通知、会议记录、签报等上行公文起草校对完毕后，填写《发文稿纸》由部门负责人填写审核意见并签字后，提请相关部门领导会签后报送总经理，最后由综合办公室根据领导签发意见进行发布，并负责文件的登记、编号及存档。 （2）对于规章制度、操作规程、培训方案、人事任免、人事调整、工作流程等公司文件的发布，由综合办公室草拟后提交公司各部门负责人审核征求意见，并根据审核意见修正，填写《发文稿纸》进行各部门会签后，提请总经理审批后发布。 3、文件的修改 （1）公司领导对文件有改动的，由文件经办人按照领导改动后的文字重新打印并校对，确认无误后，行审批流程发布。 （2）已发布的文件有改动，修正签字确认后，提交综合办公室备案，再重新发布。如有重大改动，应重新会签后发布。 4、 打印应标明打印份数，并在发送文件时填写需主送、抄报、抄送的部门，有附件的还需在《发文稿纸》上标注序号和附件名称。 5、流程图： 权责部门 输入 流程图 输出 职能部门 职能部门 相关部门 总经理/分管领导 综合办公室 综合办公室 各使用部门 各使用部门 各使用部门 文件 文件 发文稿纸 文件 发文稿纸 文件 发文稿纸 文件 公司文件签发目录 公司文件总览表 部门文件一览表 文件 文件起草/修订 征求意见 会 签 审 核 编 号 发放、存档 文件执行 有 有无更改 无 使用维护 文件 文件 发文稿纸 文件 发文稿纸 文件 发文稿纸 文件 文件 发文稿纸 文件 6、文件发布的跟踪 对于已经发布的会议记录、通知、签报、规章制度等，各部门应积极贯彻执行。在执行过程中发现新的问题，须及时向综合办公室反馈。 文件系统的编号 5.1为保障公司各级管理制定、发布、实施和流通过程的有效性，统一文档文号的制定规则。 具体如下： 5.1.1公司文件编号：所有公司文件的编号由人事负责完成 XXX [XXXX] XX号 顺序号 （用数字表示） 年 份 （用数字表示） 职能部门名称 文号举例： 公司发文制度编号：综合办公室 [2012] 01号----系南宁青秀山国际高尔夫俱乐部有限公司综合办公室2012年发布文件，顺序号01。 部门文件编号：职能部门的文件由部门经办人负责编号。 XX-XXXX-XX 顺序号（用数字表示） 年份+月份（用数字表示） 职能部门代号（注①） 职能部门代号列表如下（以英文缩写表示）： 职能部门 代号 职能部门 代号 总经办 GD 前厅部 FO 草坪部 LA 运作部 OD 财务部 FN 市场部 MD 综合办公室 EO 后勤保障部 LD 文号举例： 部门发文制度编号：FO-1202-02----系XXXXXX有限公司前厅部2012年2月编制的第二份文件。 文件的输出格式 标题使用黑体二号字，居中。 正文使用仿宋_GB2312 小三号字，正文序号使用阿拉伯数字编写。 正文序号举例： 1 XXXXXX 1.1 XXXXXX 1.2 XXXXXX 1.2.1 XXXXXX 页面设置：段间距为段前段后1行;行间距为固定值21-25磅; 上下左右页边距为2.1-2.5CM。 7文件的管理 7.1各部门撰写的文稿需在一个月内转化成公司文件交由综合办公室编号及存档。 7.2所有文件的保存期限为二年。 8责任处理 9其他 本制度自发布之日起开始实施。 附件一：通知样本； 附件二：发文稿纸样本； 附件三：签报样本； 附件四：会议记录样本； 附件一：通知样本 ※※※※[2012]02号 关于※※※※※※的通知 （标题：居中，黑体20号字） 各部门：（称谓：居左，仿宋_GB2312小三号字） （正文：仿宋_GB2312小三号字） 特此通知。 XXXXXXXXX有限公司 年 月 日 主题词（黑体小三号字）：※※※