网络环境下档案用户信息需求分析与信息服务探索.doc

网络环境下档案用户信息需求分析与信息服务探索 摘 要：在网络环境下，档案用户的信息需求与信息服务都发生了巨大的变化，这就要求我们深入分析档案网络用户的信息需求特点，探索其在网络背景下与传统背景下的不同之处，寻求档案信息服务的最佳途径，从而推进档案信息服务工作，最大限度地满足网络用户的信息需求。 关键字：网络环境；档案用户；信息需求；信息服务 随着计算机网络技术的迅速发展，人类进入了一个信息技术高速发展的新时代。这一时代的最大特点就是全球范围内的计算机网络技术革命以及由这场革命所形成的网络环境。在这种宽容的环境下，档案用户的信息需求以及信息服务与之前相比发生了巨大的变化，档案信息用户的需求也逐渐多样化。正因为如此，档案信息工作者应该主动去深入分析新网络环境下档案信息用户的需求变化，找出我们服务中的不足之处，有针对性地进行改革创新，使档案信息服务能最大限度地满足网络环境下的档案用户信息需求。 网络环境下档案用户信息需求分析 档案是历史的记忆工具，是人类在认识和改造自然以及认识与改造社会的实践活动中形成和积累起来的，其内容涉及自然和社会的方方面面。从这个意义上讲，档案信息的用户包括了一切组织和自然人，档案信息对任何单位和个人都有使用价值，他们都可能成为档案用户。 我们可以粗略地将其分为“显性用户”和“潜在用户”。 “显性用户”是指客观上具有利用档案信息的需求，并实际使用了档案信息的单位和个人。相反，“潜在用户”则是指客观上具有利用档案信息的需求，但因种种原因而未实际使用档案信息的单位和个人。我们大多时候对档案用户进行需求分析都只关注了“显性用户”，而忽略了“潜在用户”，而事实上“潜在用户”数量庞大，且具有明确或不太明确的档案信息需求，是非常值得我们关注并挖掘的用户资源。 1.针对网络环境下“显性用户”的信息需求分析 （1）“显性用户”群体在范围上的纵向深入和横向扩张。在网络环境下，“显性用户”的范围不再局限于本地区、本系统较稳定的用户群体，而是通过网络进行交互访问的任何一位用户，都可能成为网络环境下信息服务的对象。相对应地，信息服务的深度与广度都应该得到相应的扩充。 （2）“显性用户”对信息“查准率”要求更高。“显性用户”不再仅追求“查全度”，而是需要快速、准确地获得个人所需的关键性信息。用户追求更高品质的档案信息产品，因此提高信息检索的“查准率”，逐渐成为新网络时代的一种新兴需求。 （3）“显性用户”对获取信息的综合性和便捷性增强。网络信息交流和传递方式的革新，促使信息资源的交流活动呈现出高速度、大范围、高效率的运动特征，且信息的时效性日益增强，因此网络环境下的“显性用户”越来越趋向于追求检索信息的“多”且“快”。 （4）“显性用户”对信息的需求更加多样化。一是需求类型的多样化。如房产档案、婚姻档案、医疗改革档案等，同时涉及民生档案信息的个人使用需求也大幅度增长。二是需求内容的多样化。目前，使用网络获取信息的用户不再局限于少数的专业人员，还包括一般从业人员、离退休人员和青少年等，信息用户种类的增多必然导致需求内容的多样化。 （5）“显性用户”对信息需求的个性化。在网络环境下，“显性用户”不仅希望通过网络轻松地搜索到大量的信息，还希望能快速、准确地获得决策所需的关键性信息。他们更愿意选择经过加工的、有针对性的档案信息产品，因此他们逐渐从需要大量的一般信息转变到需求特定档案信息，用户的档案信息精品意识逐渐增强。 2. 针对网络环境下“潜在用户”的信息需求挖掘 （1）帮助“潜在用户”进一步了解档案价值和功用。由于“潜在用户” 对档案的价值和功用不理解，因而不习惯使用档案信息。这类用户对档案信息利用有潜在需求，上网搜索信息时也会包括档案信息，但由于对档案缺乏理解，可能会导致其会使用其他辅助信息代替档案信息，帮助其理解档案的价值和功用，有助于挖掘出“潜在用户”对档案的信息需求。 （2）帮助“潜在用户”了解档案信息的网络获取渠道并熟练使用。“潜在用户”即使对档案信息有迫切的利用需求，如果其不了解档案信息的获取渠道或是利用不得法，可能会使其丧失利用档案信息的耐心与好感。 （3）帮助“潜在用户”认识到档案信息的娱乐性和休闲性。大部分“潜在用户”都是一般从业人员、离退休人员和青少年等。他们上网的目的主要在于获取大众消息、熟悉民风民情和提高文化素养等，认识到档案信息在这一方面的优势与功能，有助于“潜在用户”向“显性用户”转化。 （4）提升档案工作人员的个人素质及服务质量，这是推动档案“潜在用户”转化为“显性用户”的必要条件。档案信息服务工作是由档案工作人员主导的，而档案工作人员个人素质的高低直接影响着其提供的档案信息服务质量的好坏，因此档案信息服务质量的高低对能否留住档案“显性用户”及吸引档案“潜在用户”都起着极其重要的作用。 （5）积极争