文件管控培训教材.ppt

1.编码 2.版本 3.书写 4.保存期限 《表单管制一览表》 5.标识 6.作废 五、文件控制 5.10、表单、记录控制 1 联络单； 1 变更通知单； 1 公告、通告等； 1 销售通知单； 五、文件控制 5.10、其他管理 六、文件使用中 常存在的几个现象 1、未经审批就使用 2、文件未受控就使用 3、文件不及时更新 4、文件未传达到位 5、文件误用 6、作废文件被使用 7、一事多说（一名多说） 总之，文件管理管控、防止错用、误用的过程；是一个增值过程。 谢 谢！ * * * XXXXX有限公司 2014年8月15日 培训大纲： 1、文件的定义 2、文件的作用 3、文件的类型 4、文件的编码 5、文件的控制 6、文件使用中通常存在的几个现象 一、文件的定义: 文件(document)： 承载信息的媒介。 例如：程序文件、图纸、标准、规范、 报告、记录等； ◆媒介可以是纸张、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品，或它们的组合。 ◆信息（3.7.1）是“有意义的数据”，定义中的数据是一个广义的概念，是指有意义、有价值的音讯或消息，有意义的数据以上述媒介方式存在时，就是文件。 二、文件作用 1.有利于沟通意图，统一行动,是体系建立和运 行必需的: a)满足顾客要求和质量改进； b)提出适宜的培训； c)重复性和可追溯性； d)提供客观的证据； e)评价质量管理体系的持续适宜性和有效性。 2.实现增值: a)文件的形成本身并不是目的，它应 当是一项 增值的活动 ； b)文件能使一个过程增值，文件才有价值。 一个组织为识别、管理好文件，通常对文件 进行分层管理,通常对体系文件分层: 二阶文件 三阶文件 四阶文件 ——质量手册、质量计划 ——程序文件 ——作业指导书、检验规范、操作规程… ——表单、记录等 三、文件的类型: 一阶文件 讨论：外来文件应划分为几阶文件？ （1） 向组织内部和外部提供关于质量管理体系符合性信息的文件，这类文件称为质量手册。 （2） 表述质量管理体系如何应用于特定产品、项目或合同的文件，这类文件称为质量计划。 （3） 是指阐明要求的文件，这类文件称为规范。 （4） 阐明推荐的方法或建议的文件，这类文件称为指南。 （5） 提供使过程能够始终如一完成的信息文件，这类文件包括形成文件的程序、作业指导书、图样。（6） 为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件，这类文件称为记录 质量手册、 质量计划、 规范、指南 形成文件的程序、 作业指导书、 图样、 表格、记录、 三、文件的类型: 一个组织的文件的数量、详略及采用的媒 介，取决于： ◆组织类型、规模； ◆过程的复杂性和相互作用； ◆产品的复杂性； ◆顾客要求； ◆人员的能力； ◆适用法规的要求； ◆以及满足质量管理体系要求所需证实的程度 三、文件的类型: 四、文件编码： 4.1文件类型代码： 文件类别 文件分类 代码 一阶文件 品质手册 QM 二阶文件 程序文件 QP 三阶文件 见定义 W 四阶表单 4.2制定部门代码： 部门 代码 部门 代码 部门 代码 总经办 QMD 品管部 QD 仓储课 CK 五金课 PD 采购部 MD 组装课 ZJ 市场部 SD 财务部 FD 计划部 JH 行政部 HRD（人事：HR D；总务：HRD1） 工程部 RD 财务部 CW 厂长办 CZB 总经理 GM 副总经理 VGM 四、文件编码： 4.3文件编码原则:（一、二、三阶文件编码） CT — QM/QP/W — ＊＊—000 流水号 制定部门代码 一、二、三阶文件代码 公司代码 四、文件编码： 4.3文件编码原则: （四阶文件编码） QR — ＊＊ — 001 — ＊＊ 4.4文件编码原则: （外来文件编码） 2014 — ＊＊ — ＊＊ — ＊＊ 比如说:2007010312代表:2007年1月3日外来文件的第12份文件。 版本号（A1、A2…B3） 流水号 制定部门代码 四阶文件代码 当月接收份数 日 月 年 五、文件控制 a)为使用文件是充分与适宜的,文件发布前得到批准; b)必要时对文件进行评审与更新,并再次批准; c)文件的更改和现行修订状态得到识别; d)确保在使用处可获得适用文件的有关版本 ; e)确保文件保持清晰、易于识别 ; f)…外来文件得到识别,并控