商务会议流程.pdf

与会主办方充分沟通（电话/网络/见面）

提供备选方案（A/B/C/…）

会前考察确定预选方案（A/B/C/…）

协助客户考察

确定会议方案或草案

时间/地点/人数/媒体

会前会议内容（性质/要求/日程安排）

交通安排（飞机）

酒店推荐

会议策划

会场的布置和设计

灯光/AV的确认

预算提交

合同签定

邀请卡（回执）的设计制作

VIP的确认

会议邀请邀请人数的确定

与会代表证的设计与制作

与会代表下榻酒店欢迎信或感谢信的设计与制作

会前协调会

接/送机

VIP接待

会中会议接待签到/入住服

礼仪/鲜花/水果服

餐饮/宴会服

会议室服

晚会及夜间娱乐

舞台/展台搭建

灯光/AV搭建

会议现场现场总控

彩排

撤场

景点推荐/线路设计提交

行程（导游/车辆）

旅游餐饮

会后旅游及外商/秘书服

围服风情歌舞

自驾车

休闲娱乐高尔夫服

摄影/摄像

礼品/奖品的设计与策划

会后协调总结

会议汇总财务结算

会议结束总结报告

产品推介会

会前准备：

各有关部门认真做好准备工作，整个会议力求新意，为我们的客户带

来与众不同的自豪感和信任感。其具体方案如下：

1，会场布置要与我们的产品和会议氛围相呼应

2，公关部门做好接待工作，要求人员始终以微笑面对客户，行为举

止得体大方，态度好，这与我们形象相关

3，财务部门为本次活动提供充足资金保证

4，营销部门将产品的特点，功能和预期将会带来哪种经济效益写进

介绍书，介绍时力求脱稿

5，保卫部门提交一份突发事件应急预案，并维持次序

6，人事部门负责协调各个部门人员，临时指挥准备工作

7，董事会草拟一份集团前景•战略构想的介绍稿，为客户做动员宣

传，要求真实可信

8，客服部门负责联络客户，准备好贺卡和小礼品在通知的同时送上

温馨的祝福。并利用各种媒介大作宣传造势

9，在所有部门中挑选出一个3——6人的多媒体精干小组，负责制

作多媒体课件，要求制作精美，语言简洁，表达有力，与各部门的文

稿相匹配。并准备好多媒体设备

10，从所有部门中挑选一个主持人，负责大会主持与开场白，要求

口才极好

11，各部门在完稿之后交至董事会审批，再交至课件小组

12，建议人事部组织各部门在