word打印邀请函.doc

word打印邀请函 篇一：word打印邀请函 用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容)，然后，用Word的邮件合并功能，让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置，最后再将邀请函打印出来。 合并数据库 这里我们假设，客户资料数据库已建好，邀请函的固定部分内容已输入完毕。 1、调出 邮件合并向导 点击 工具/邮件合并 ，出现 邮件合并向导 。然后点击第1项 主文档/创建/套用信函 ，在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档]，其功能为：如果没有预选的设计邀请函，此处点[新建主文档]，即可完成设计邀请函格式的工作)。 2、创建或调用已建好的数据源 本例为调出已建好的数据库，点第2个选项 数据源/获取数据 ，弹出的菜单有四个选项，分别是 建立数据源 、 打开数据源 、 使用通讯录 、 域名选项 。由于小赵已经建立好了客户资料数据库，所以此处选 打开数据源 ，在弹出的对话框中，文件类型选 ms foxpro ，然后找到数据库文件(假设为VFP目录下，名为khzl.dbf)，双击 khzl 。然后在弹出的 确认数据源 对话框中，选 FoxPro Files/Word通过ODBC(* .dbf) ，点[确认]。此时，出现疑问提示框： Word在主文档中找不到合并域，请选择[编辑主文档]按钮，在主文档中插入合并域 ，点 编辑主文档 。 确认数据源 对话框中，不能选 FoxPro Files/通过ODBC(* .dbf) ，否则将会出现没有 ISMA驱动程序 的错误，不能完成数据的调用作用。 获取数据 中，点 建立数据 可以按Word的方式建立所需要的数据； 使用通讯录 ，数据则来自如Outlook之类的通讯簿； 域名选项 ，则可以让你同时使用几个数据源中的数据，比如，用A库的姓名，用B库的邮编，从而获得各个方面的数据。以上功能与本例无关，限于篇幅，兹不详述。 注意，此时，屏幕的工具栏中多出了 插入合并域 和 插入Word域 等一系列新工具按钮，这就是域工具按钮。如点 插入合并域 ，就会发现类似菜单的界面，上面有 单位、地址、邮编、联系人 的字样 这不正是khzl的字段名吗？原来，Word是把人家的字段拿来用了！ 插入合并域 点 编辑主文档 后，下一步的工作是确定邀请函中活的内容???插在哪里。 何谓合并域？域是Word中的一个概念，它是一段特殊代码(用鼠标右键点击 联系人 ，选 切换域代码 就会发现 {MERGEFIELD 联系人} 的字样，这就是域代码)，其功能是自动添加或更新文档中的文字、图形、页码和其他信息。比如，我们在文档中插入一个DATE域(菜单 插入/域/日期和时间/DATE )，计算机就会把系统的日期自动插入到指定位置，并且隔一段时间你再打开这篇文档，它就会自动更新为当天的日期。 合并域是诸多域中的一种，这里，其功能是自动逐次更新 联系人 那个位置所代表的内容 人的名字。 我们把光标移到 先生/女士： 前，然后点 插入合并域/联系人 ，此时， 先生/女士： 前就出现了 联系人 字样；同理在 代表 后插入 单位 ，则 代表 后出现 单位 字样。至此合并域插入完毕。 打印邀请函 如想了解合并后的效果到底如何，可按域工具栏中的 查看合并效果 按钮(一对尖括号下面写着ABC字样的按钮) ，此时， 联系人 、 单位 变成了khzl第一条记录的内容。结合[下一记录]按钮，我们可以看到每一条记录合并后的结果(如果只显示域代码，请选择 切换域代码 )。按[合并到打印机]按钮，即可将合并后的每一条记录输出到打印机打印出来。 制作邀请函信封 信封制作原理同邀请函是一样的，都是固定内容与合并域的结合。但，由于信封往往是预先制作好的，格式已经固定，邮政编码必须填在那6个小框子里，还要注意收信人及地址的位置，这实际上就牵扯到一个 套打 的问题。 篇二：word打印邀请函 最近公司要开一个新产品发布会，市场部的小赵负责邀请函的印制、填写、寄发工作。小赵使用计算机正得心应手，岂肯手工抄写累得腰酸背疼手腕发麻？他用数据库(FoxPro)来管理所有的客户资料(如客户的姓名、单位、地址、邮编等)，再用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容)，然后，用Word的邮件合并功能，让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置，最后再将邀请函打印出来。合并数据库这里我们假设，客户资料数据库已建好，邀请函的固定部分内容已输入完毕。1、调出“邮件合并向导”点击“工具/邮件合并”，出现“邮件合并向导”。然后点击第1项“主文档/创建/套用信函”，在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档]，其功能为：如果没有预选的设计邀请函，此处点[新建主文档]，即可完成设计邀请函