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word打印邀请函
篇一:word打印邀请函
用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容),然后,用Word的邮件合并功能,让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置,最后再将邀请函打印出来。
合并数据库
这里我们假设,客户资料数据库已建好,邀请函的固定部分内容已输入完毕。
1、调出 邮件合并向导
点击 工具/邮件合并 ,出现 邮件合并向导 。然后点击第1项 主文档/创建/套用信函 ,在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档],其功能为:如果没有预选的设计邀请函,此处点[新建主文档],即可完成设计邀请函格式的工作)。
2、创建或调用已建好的数据源
本例为调出已建好的数据库,点第2个选项 数据源/获取数据 ,弹出的菜单有四个选项,分别是 建立数据源 、 打开数据源 、 使用通讯录 、 域名选项 。由于小赵已经建立好了客户资料数据库,所以此处选 打开数据源 ,在弹出的对话框中,文件类型选 ms foxpro ,然后找到数据库文件(假设为VFP目录下,名为khzl.dbf),双击 khzl 。然后在弹出的 确认数据源 对话框中,选 FoxPro Files/Word通过ODBC(* .dbf) ,点[确认]。此时,出现疑问提示框: Word在主文档中找不到合并域,请选择[编辑主文档]按钮,在主文档中插入合并域 ,点 编辑主文档 。
确认数据源 对话框中,不能选 FoxPro Files/通过ODBC(* .dbf) ,否则将会出现没有 ISMA驱动程序 的错误,不能完成数据的调用作用。
获取数据 中,点 建立数据 可以按Word的方式建立所需要的数据; 使用通讯录 ,数据则来自如Outlook之类的通讯簿; 域名选项 ,则可以让你同时使用几个数据源中的数据,比如,用A库的姓名,用B库的邮编,从而获得各个方面的数据。以上功能与本例无关,限于篇幅,兹不详述。
注意,此时,屏幕的工具栏中多出了 插入合并域 和 插入Word域 等一系列新工具按钮,这就是域工具按钮。如点 插入合并域 ,就会发现类似菜单的界面,上面有 单位、地址、邮编、联系人 的字样 这不正是khzl的字段名吗?原来,Word是把人家的字段拿来用了!
插入合并域
点 编辑主文档 后,下一步的工作是确定邀请函中活的内容???插在哪里。
何谓合并域?域是Word中的一个概念,它是一段特殊代码(用鼠标右键点击 联系人 ,选 切换域代码 就会发现 {MERGEFIELD 联系人} 的字样,这就是域代码),其功能是自动添加或更新文档中的文字、图形、页码和其他信息。比如,我们在文档中插入一个DATE域(菜单 插入/域/日期和时间/DATE ),计算机就会把系统的日期自动插入到指定位置,并且隔一段时间你再打开这篇文档,它就会自动更新为当天的日期。
合并域是诸多域中的一种,这里,其功能是自动逐次更新 联系人 那个位置所代表的内容 人的名字。
我们把光标移到 先生/女士: 前,然后点 插入合并域/联系人 ,此时, 先生/女士: 前就出现了 联系人 字样;同理在 代表 后插入 单位 ,则 代表 后出现 单位 字样。至此合并域插入完毕。
打印邀请函
如想了解合并后的效果到底如何,可按域工具栏中的 查看合并效果 按钮(一对尖括号下面写着ABC字样的按钮) ,此时, 联系人 、 单位 变成了khzl第一条记录的内容。结合[下一记录]按钮,我们可以看到每一条记录合并后的结果(如果只显示域代码,请选择 切换域代码 )。按[合并到打印机]按钮,即可将合并后的每一条记录输出到打印机打印出来。
制作邀请函信封
信封制作原理同邀请函是一样的,都是固定内容与合并域的结合。但,由于信封往往是预先制作好的,格式已经固定,邮政编码必须填在那6个小框子里,还要注意收信人及地址的位置,这实际上就牵扯到一个 套打 的问题。
篇二:word打印邀请函
最近公司要开一个新产品发布会,市场部的小赵负责邀请函的印制、填写、寄发工作。小赵使用计算机正得心应手,岂肯手工抄写累得腰酸背疼手腕发麻?他用数据库(FoxPro)来管理所有的客户资料(如客户的姓名、单位、地址、邮编等),再用Word设计好邀请函的格式(即每封函共同的内容),然后,用Word的邮件合并功能,让Word从数据库中逐条读出相应的客户资料并自动写在邀请函指定的位置,最后再将邀请函打印出来。合并数据库这里我们假设,客户资料数据库已建好,邀请函的固定部分内容已输入完毕。1、调出“邮件合并向导”点击“工具/邮件合并”,出现“邮件合并向导”。然后点击第1项“主文档/创建/套用信函”,在弹出的对话框中选[选用活动窗口](还有一个按钮[新建主文档],其功能为:如果没有预选的设计邀请函,此处点[新建主文档],即可完成设计邀请函
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