企业办公信息管理系统解决方案.doc

企业办公信息管理系统解决方案背景现代企业中，各部门和人员较多，信息流转量大，工作繁重。为提高集团办公效率，减轻工作人员工作负担，节约办公经费，从而实现企业远程及办公无纸化、资源信息化、决策科学化、知识共享化，进而实现对客户档案进行分区管理，部门级文档、月报表及库存的网上查询，所以很有必要建立一个高质量、高效率、智能化的办公系统，协助企业实现办公自动化、网络化、电子化，为企业搭建一个通用化与个性化兼顾的企业办公解决平台。一、开发的必要性现代企业繁重的工作事务产生了大量的文件和信息，而这些文件和信息要在相关的部门之间进行流转，但我们平时都是靠上门递交、传真、电话等方式来进行的，需要频繁地敲门、传真资料，既干扰了别人的工作，也增加了工作强度，更增大了企业的管理成本。现如今各科室都是使用计算机来进行办公，文档、信息的存储本身就是电子的格式，但却使用的是手工的传送方式，需要做大量的打印、复印工作，浪费了大量的纸张和时间，也增加了劳动强度，降低了工作效率。除了资料的传送外，员工可能还和领导做些工作上的沟通，显然，传统的方式很难提供一个统一的交流平台来完成这些工作；另外有时设备、项目的采购、申请也可能因个别领导不在无法完成会签，导致工作无法进行。除此之外我们单位部门多，人员都在各自的部门办公，信息被隔成一个个的孤岛，无法连接，作为领导的您更是无法及时的掌握一线的一手信息，信息了解不够全面、及时，也不利于您做决策工作。总的来讲，部门众多，办公流程复杂，管理模式复杂，传统手工办公方式所带来的弊端最为明显：一方面由于手工传递带来管理的不规范和效率低下，造成资源浪费、信息不及时；另一方面由于手工办公信息的不连续性和不透明性带来办公的一些问题，使得工作变得更加复杂。从企业信息化建设和自身发展面临的挑战来说，提高产品质量、加快办公速度、降低办公成本、提高自身的社会形象，也是跨世纪信息战略之一。因此，对办公自动化系统的需求就显得非常必要。二、实施内容和目标1、简介企业集团集团办公自动化系统是集团信息化建设的一个平台、企业经营决策的一个信息中心、企业对外联系的一个窗口、对内信息沟通的一个桥梁，是集多种专业管理系统的一个合理整合。它不仅规范和完善企业管理部门内部的文档管理、业务流程、操作模式、管理模式，而且利用Internet的覆盖能力，实现了子公司的管理，月报表、库存的网上查询以及对广大客户、合作伙伴电子化产品及经营政策的发布、电子化的申请、处理以及与各相关部门的电子处理系统的联接，构成了电子化的虚拟企业。采用开放的系统平台和开发平台，合理设计，对不同的应用环境和应用需求都具有良好的可扩充性和适应能力。允许用户自定义工作流程及定制公文的格式，对流程实施实时监控。充分发挥Domino/Notes企业集成的能力和技术，运用DECS、LEI与关系数据库进行连接，实现与现有业务系统的集成。实现了三级体系结构，通过Web应用与IT应用的有机整合，具体化了e-Enterprise的概念，功能完备，使决策者可以全面、整体地把握部门运营状态和趋势，成为一个完整的企业办公决策支持系统解决方案。2、办公自动化系统需要解决的问题OA所遇到的困难：?人多面广：OA应用人员覆盖面大，涉及到单位中各项工作；?各单位信息化程度不同，计算机应用水平参差不齐；?流程和表单各不相同：每个单位都有许多工作流程，各个单位的工作流程和应用表单又不一样；?不断变化的需求：管理改革、机构调整，人事变动，业务流程重组等。上海中维办公自动化系统从两个方面考虑来解决办公自动化的问题：一是基于Lotus?Notes的解决方案，由于Notes对文本处理的优势，对公文流程定制的灵活性及其安全性和易操作性，适合于政府机关、企业的日常办公；二是基于Browse/Server结构的解决方案，该结构投资低，无需培训，会使用浏览器即可上手使用，操作方便。OA就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作，摆脱时间和地域的限制，实现协同工作与知识管理。具体来说，主要就是要实现以下几个方面：?建立内部通讯和信息发布平台；?实现工作流转的自动化，以及流转过程的实时监控与跟踪；?实现文档管理的自动化，各类知识和信息有序地进行存储，并可按权限进行查询使用；?支持分布式办公与移动办公；?实现信息集成，将各种业务系统的数据集成到OA系统；上海中维办公自动化系统支持流程自定义，充分考虑到系统的安全问题，采用层次型权限管理方式，层与层之间、同层次之间、同一部门内部未被文件拥有者授权，其他人无权浏览及修改，公文流转时上下级之间的浏览权限有严格的控制。上海中维办公自动化系统可以与其他业务系统挂接，保护企业的现有资源，使企业的先期投资得到利用。3、目标以确保系统实用、可靠