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公司内外往来文书规范及模板

一、公司内外往来文书的基本要求

1.1格式规范

公司内外往来文书的格式规范，它直接影响到信息的传达效果和公司的形象。文书应具备统一的标题格式，明确表达文书的主题和目的，让读者一目了然。例如，请示类文书应在标题中清晰体现“请示”字样及具体请示事项；通知类文书则应明确通知的对象、事项和时间等。行文格式应遵循固定的排版规则，包括字体、字号、行间距、页边距等。一般来说，正文应使用宋体或仿宋字体，字号以三号或四号为宜，行间距设置为28至30磅，页边距上下左右均为2.5厘米左右。文书的段落划分应合理，每段开头应空两格，增强文本的可读性。同时要注意标点符号的使用规范，避免出现标点错误或滥用标点的情况。

1.2语言简洁明了

公司内外往来文书的语言应简洁明了，避免冗长复杂的句子和词汇。在表达意思时，应直截了当地阐述重点，避免绕弯子或含糊其辞。例如，在请示中，应明确提出请求的事项和理由，无需过多铺垫；在通知中，应简洁明了地传达通知的内容和要求，避免啰嗦。同时语言应通俗易懂，避免使用过于专业或生僻的词汇，保证不同层次的读者都能理解文书的内容。要注意语言的逻辑性和连贯性，段落之间应过渡自然，句子之间应衔接紧密，使整个文书的结构清晰、条理分明。

1.3内容准确真实

公司内外往来文书的内容必须准确真实，不得有任何虚假或误导性信息。在撰写文书时，应认真核实相关数据和事实，保证信息的准确性。例如，在报价单中，应准确列出产品或服务的价格、规格、数量等信息，不得有任何遗漏或错误；在合同中，应明确双方的权利和义务，条款应具体、明确，避免产生歧义。同时要注意文书的时效性，及时更新和修改相关信息，保证文书内容的准确性和及时性。如果发觉文书内容有误，应及时采取措施进行更正，并向相关方说明情况。

1.4风格统一

公司内外往来文书应保持风格的统一，体现公司的文化和形象。在语言风格上，应注重正式、严谨、礼貌，避免使用口语化或随意的表达方式。例如，在商务函件中，应使用规范的商务用语，如“敬请”“烦请”“特此函告”等；在合同中，应使用法律术语和规范的句式，保证合同的法律效力。同时要注意文书的格式和排版风格的统一，包括标题、字体、字号、行间距等方面，使整个公司的往来文书呈现出一致的风格和形象。

二、内部往来文书规范

2.1请示与汇报

请示与汇报是公司内部往来文书的重要形式，它们在公司的管理和运营中起着关键作用。请示是下级向上级请求指示、批准或帮助的文书，汇报则是下级向上级报告工作进展、成果或问题的文书。在撰写请示与汇报时，应注意以下几点：

明确目的：请示应明确提出请求的事项和理由，汇报应明确报告的内容和目的，保证上级能够清楚了解文书的意图。

格式规范：请示与汇报应遵循公司内外往来文书的格式规范，包括标题、正文、落款等部分，保证文书的规范性和严肃性。

内容准确：请示与汇报的内容应准确真实，不得有任何虚假或误导性信息。在汇报工作进展时，应客观、全面地反映实际情况，不得夸大或隐瞒事实。

语言简洁：请示与汇报的语言应简洁明了，避免冗长复杂的句子和词汇。在表达意思时，应直截了当地阐述重点，避免绕弯子或含糊其辞。

及时回复：上级应及时对请示进行回复，给予明确的指示或批准；下级应及时对汇报进行反馈，说明工作进展或问题的解决情况。

2.2通知与通告

通知与通告是公司内部传达信息、安排工作或发布规定的重要文书。通知通常用于传达紧急或重要的信息，通告则用于发布一般性的规定或通知。在撰写通知与通告时，应注意以下几点：

明确对象：通知与通告应明确传达的对象，保证信息能够准确传达给相关人员。

内容具体：通知与通告的内容应具体明确，包括时间、地点、事项等方面的信息，不得含糊其辞或遗漏重要内容。

语言简洁：通知与通告的语言应简洁明了，避免使用过于复杂的句子和词汇。在表达意思时，应直截了当地阐述重点，保证相关人员能够快速理解通知或通告的内容。

格式规范：通知与通告应遵循公司内外往来文书的格式规范，包括标题、正文、落款等部分，保证文书的规范性和严肃性。

及时发布：通知与通告应及时发布，保证相关人员能够及时了解信息或安排工作。

2.3备忘录与记录

备忘录与记录是公司内部记录重要事项、沟通交流或保存历史资料的重要文书。备忘录通常用于记录双方或多方的沟通内容或达成的共识，记录则用于记录会议、活动或工作的详细情况。在撰写备忘录与记录时，应注意以下几点：

详细记录：备忘录与记录应详细记录相关事项的内容、时间、地点、参与人员等信息，保证记录的完整性和准确性。

重点突出：备忘录与记录应重点突出重要事项或关键信息，便于查阅和使用。

格式规范：备忘录与记录应遵循公司内外往来文书的格式规范，包括标题、正文、落款等部分，保证文书的规范性和严肃性。

及时存档：备忘录与记录应及时存