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文件标题
人事档案管理制度
文件编号
制定部门
人力资源中心
生效日期
2014.04.01
版本/版次: A0
页次: PAGE 1/ NUMPAGES 8
广东**
广东**有限公司
人事档案管理制度
档案是企业人事组织等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关员工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况下的文件资料。是历史地、全面地考察员工的依据。
为HYPERLINK /Soft/kfsj/Index.html \t _blank规范人事档案的管理和利用,为人力资源管理工作当中的考察、任免、选用、提拔、晋升、调岗等动态管理提供有效的信息依据,逐步实现规范化、标准化、制度化;更好地为企业经营生产服务,结合公司实际制定本制度。
适用范围与分发部门
1、适用范围:总经办、品牌事业部、直营事业部、网络信息中心、人力资源中心、财务营运中心。
2、适用对象:本公司所有职员和员工及公司认为必要的其他人员(如实习生等)。
3、分发部门:总经办、品牌事业部、直营事业部、网络信息中心、人力资源中心、财务营运中心、副主管(含)以上人员。
权责单位
1、人力资源中心招聘部负责本制度的制定、修改、废止的起草工作。
2、人力资源中心总监负责本制度的审核工作。
3、本制度经总经理批准后生效。
基本原则
1、集中统一、归口管理的原则。人事档案工作是集团组织人事工作的重要组成部分,也是集团档案工作的重要组成部分。实行集中统一、分级负责管理员工档案,维护员工人事档案的完整与安全,保证利用。
2、积极为集团经营提供服务原则。为集团经营提供服务,是集团人事档案工作的宗旨和目的,它决定着员工人事档案管理工作的内容,并贯穿于管理工作的全过程。
3、安全、保密的原则。在人事档案管理工作中,必须严格遵守本制度保密的规定,严密保管,确保档案的完整与安全。
五、名词解释
公司档案分三级进行管理,各级档案定义如下:
1、一级档案:是个人身份、 HYPERLINK /view/749.htm \t _blank 学历、 HYPERLINK /view/92597.htm \t _blank 资历等方面的证据,与具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据;记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,概括地反映员工个人全貌。此档案一般存放于政府机构。
2、二级档案:是员工入职集团后活动中形成的,由集团在工作调配、任免、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的,准确反映个人品德与能力、行为表现的文件材料。此档案存放于集团人力资源中心。
3、三级档案:是员工在社会活动中形成的,由第三方机构颁发的证件类材料,如学历证、驾驶证明、护照等。此档案一般由当事人保管原件,集团保管复印件。
六、档案材料分类
人事档案主要包括以下七类:
1、第一类:履历材料
(1)履历表、更改姓名的材料;
(2)个人简历、职位申请表。
2、第二类:自传材料
(1)自传、属于自传性质的材料;
(2)个人自传。
3、第三类:学历、学位、考核登记表、培训和专业技术情况的材料
(1)学习成绩登记表、毕业生登记表、专业技术职务任职资格申报表、专业技术职务考绩材料;
(2)学历、学位证明书或证明材料、技能证明材料、上岗证、培训记录等。
4、第四类:鉴定、考核、考察材料
(1)自我鉴定、任免调动考察材料、以鉴定为主要内容的各类人员鉴定表、登记表以及其他鉴定性的表格和文字材料;民主评议和组织考核形成的材料等;
(2)绩效考核材料等。
5、第五类:奖励材料
(1)创造发明事迹和各种奖励材料、立功、授勋登记表、事迹材料、授奖档、优秀党员、先进工作者登记表(奖状不进档、荣誉证书不进档);
(2)奖励单等。
6、第六类:处分、违法违纪材料
(1)处分决定、免予处分的处理意见、查证核实报告、上级批复、本人对处分的意见和检查、交待材料、甄别、复查报告、决定、上级批复与本人意见、仲裁庭或法院审判工作中形成的判决书、通报批评材料、撤销处分材料;
(2)处罚单、有无犯罪记录的证明材料、仲裁庭或法院审判的劳动争议判决书。
7、第七类:政治面貌材料
(1)政治历史情况的调查报告、其他民主党派证明、有否参与邪恶组织、有害功法、极端组织的等情况;
(2)是否党员等。
8、各类材料在三级档案当中的分布
类别
第一类
第二类
第三类
第四类
第五类
第六类
第七类
一级档案
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二级档案
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三级档案
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注:打“O”为类别项在相应的等级项中有收录。
七、在职人员档案
在职人员档案由三级档案组成。
1、一级档案
(1)记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料,起着凭证、依据和参
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