公司内部文件归档与保密管理办法.doc

公司内部文件归档与保密管理办法

TOC\o1-2\h\u30160第一章文件归档管理 1

4641.1文件分类与编号 1

171471.2文件归档流程 2

280701.3文件存储与保管 2

2574第二章保密责任与义务 2

273392.1保密责任的划分 2

177012.2员工保密义务 2

9492第三章保密等级划分 2

190133.1保密等级的设定 2

56113.2不同等级的保密要求 3

8890第四章文件查阅与借阅 3

22294.1文件查阅的规定 3

241934.2文件借阅的流程 3

32535第五章文件复制与传递 3

194145.1文件复制的限制与审批 3

237505.2文件传递的安全措施 4

31838第六章电子文件管理 4

160136.1电子文件的存储与备份 4

32126.2电子文件的访问权限设置 4

16030第七章保密监督与检查 4

18337.1保密监督机制 4

144567.2保密检查的内容与频率 4

20011第八章违规处理与处罚 4

288978.1违规行为的认定 4

315548.2处罚措施的执行 5

第一章文件归档管理

1.1文件分类与编号

公司内部文件根据其内容和用途进行分类，如行政管理类、财务会计类、市场营销类、人力资源类等。每类文件都有相应的编号规则，以保证文件的唯一性和可识别性。行政管理类文件以“XZ”开头，后面跟四位数字编号；财务会计类文件以“CW”开头，同样跟四位数字编号；市场营销类文件以“SC”开头，人力资源类文件以“RL”开头，以此类推。编号规则的制定有助于提高文件管理的效率和准确性。

1.2文件归档流程

文件的归档流程包括收集、整理、审核和归档四个环节。各部门负责将本部门产生的文件进行收集和初步整理，按照文件分类和编号规则进行分类和编号。将整理好的文件提交给档案管理部门进行审核，审核内容包括文件的完整性、准确性和规范性。审核通过后，档案管理部门将文件进行归档，按照分类和编号存入相应的档案库中。归档时，要保证文件的存放位置清晰、便于查找。

1.3文件存储与保管

文件存储采用专用的档案库房，库房要具备防火、防潮、防虫、防盗等设施，以保证文件的安全。档案管理部门要定期对库房进行检查和维护，保证库房设施的正常运行。对于重要文件，要采用特殊的保管措施，如加密存储、备份等。同时要建立文件保管台账，记录文件的存入、取出和使用情况，以便于对文件的管理和追溯。

第二章保密责任与义务

2.1保密责任的划分

公司将保密责任划分为不同层次和部门。高层管理人员对公司的整体保密工作负责，制定保密策略和方针。各部门负责人对本部门的保密工作负责，落实公司的保密制度，监督本部门员工的保密行为。员工对自己所接触和掌握的公司机密信息负有保密责任，不得擅自泄露或传播。公司还与外部合作伙伴签订保密协议，明确双方的保密责任和义务。

2.2员工保密义务

员工在入职时，需签署保密协议，明确其保密义务。员工应遵守公司的保密制度，妥善保管工作中接触到的机密文件和信息，不得在未经授权的情况下向外界透露。员工在工作中使用的办公设备和存储介质，如电脑、手机、U盘等，应设置密码并定期更换，防止信息泄露。离职时，员工应将所持有的公司机密文件和信息交还公司，并签署离职保密承诺书，保证不再泄露公司机密。

第三章保密等级划分

3.1保密等级的设定

公司根据文件的重要性和敏感性，将保密等级分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级文件是公司最重要的机密信息，一旦泄露将对公司造成严重的损害；机密级文件是公司的重要商业秘密和敏感信息，泄露后可能会对公司的利益产生较大影响；秘密级文件是公司的一般机密信息，泄露后可能会对公司的局部利益造成一定影响。

3.2不同等级的保密要求

对于绝密级文件，经过特别授权的人员才能查阅和使用，文件的存储和传递必须采取严格的安全措施，如加密存储、专人护送等。机密级文件的查阅和使用需要经过部门负责人和保密管理部门的批准，文件的存储和传递要采取相应的安全措施，如密码保护、密封传递等。秘密级文件的查阅和使用需要经过部门负责人的批准，文件的存储和传递要注意防止信息泄露。

第四章文件查阅与借阅

4.1文件查阅的规定

公司内部人员查阅文件时，需填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、编号、查阅目的和查阅时间等信息。申请表经部门负责人批准后，提交给档案管理部门。档案管理部门根据申请表的内容，为查阅人员提供相应的文件，并在查阅过程中进行监督，保证文件的安全和完整。查阅人员不得擅自复制、摘抄文件内容，