行政公文写作中常见格式问题探析.pdf

2002 年 3 月 西南政 法大学学报 Vol . , No .2 文章编号: 1008 一4355(20 02 )02 一0062 一02 ·理论长廊 · 行政 公文写作 中常见格 式 问题探析 王 力 ( 西南科技大学，四川 绵阳 621002) 摘 要:本文着重分析 了公文写作中存在的格式不规范问题 ，讨论 了产生不规范现象的原因，从认识公文格式规范 的重要作用角度 ，提 出了改进办法。 关键词:公文;格式;规范 中图分类号 :H 052 文献标识码 :A 国家行政公文是机关 、团体 、企事业单位在行政 年份、序号组成 ，居于发文机关名称正下方 。在实际 管理过程 中形成 的、在处理公务时所使用 的、具有特 写作 中，常常出现错误标识。( 1) 标识位置经常在发 定实用价值和一定惯用体式的文书。 《国家行政机关 文机关的左下方或右下方。(2) 机关代字应是机关名 公文处理办法》( 1993 年 11 月 21 日国务院办公厅修 称 的标准缩 略或 习惯缩 略。如 : “中共 中央”代字为 订) ( 以下简称 办《法》) 和 《中华人 民共和国国家标准 · “中”，“国务院”代字为 “国”，“四川省”代字为 “川”等。 国家机关公文格式))( 以下简称 标《准》) 明确指出规范 但实际写作 中经常 出现代字不简略或缩略失 当而表 化、制度化 、标准化是公文写作的基本原则 。 意不清 ，如将 “江都市人 民政府 ”的代字写为 “江都政 一、在公文写作中常见的格式不规范和混乱问题 府”，把 “x x 市扫黄打非办公室”缩略为 “x 扫办”等。 (一) 文头部分写作 中的常见问题 (3) 发文年份应当用阿拉伯数字写 明年份 的全称并用 公文 的文头 由发文机关名称 、发文字号 、签发人 、 方括号括起来 ，如:2002 年写成 “[2002 〕 ，而不能写成 秘密等级 、紧急程度和份号组成 。 [2002 年」、[02 年」、[02 1, (2002) , (02) ”等。(4) 发文 1.发文机关名称的不规范。 《办法》第十条第一 顺序号是机关年度发文的序号 ，应从 1 号开始顺序编 款规定: “发文机关应当写全称或规范化简称 。⋯⋯” 出。写作 中常常写成:08 号、008 号、第 08 号等。4 .秘 公文使用的发文机关名称应是机关 的法定名称或 习 密等级和紧急程度的标识不当。 标《准》规定:秘密等 惯的标准简称 。如 “中国共产党 中央委员会 ”或简称 级应该按照GB7 156 规定 ，用汉字标识与公文首页7 - “中共中央”，“中华人 民共和国计划发展委员会”或简 9 行 ，1一18 列范围内。紧急程度用汉字标识于公文 称 “国家计委”。但有些公文 中出现随意简称机关名 首页 10 - 12 行 ，1一18 列范围内。但很多机关则是随 称 ，造成意思残缺 、语义不清 。如 “x x 市计划生育办 意在公文页面位置标注 ，甚至刻有 印章 ，加盖在首页 公室”随意简称为 “计生办”，与 “x x 市计划生产办公 方便位置 ，这都是公文写作不认真严肃 的表现。 室”混淆; “上海 吊装工程公司”简单简称为 “上 吊公 ( 二) 正文部分写作 中存在 的主要 问题 司”，既不准确 ，又有失雅观 ; “x x 县人 民政府 ”在正 公文 的正文部分包括标题 、主送机关 、正文、附 式公文 中按照习惯用语表达成 “x x 县政府 ”，这与旧 件 、发文机关 、印章、成文时间。 中国的县级 国家行政机关 的称呼一样 ，失去了公文