新时期水利工程档案管理工作探析.doc

新时期水利工程档案管理工作探析 　　档案收集工作是档案管理的首要环节，只有收集工作做好了，才能有效地开展档案整理、鉴定、保管、检索、编研、利用和统计工作。水利工程档案（ 以下简称“工程档案”） 的收集是工程档案管理工作的起点，是一项非常重要的基础性工作。完整、准确、系统的工程档案能全面反映工程的历史全貌，并能为今后工程管理提供凭证和依据。工程档案收集工作质量高低，将关系到整个工程档案的完整性，也将直接影响到今后工程档案资源的开发和利用。因此，加强工程档案的收集工作，在简化档案整理、强化档案利用、提高档案服务的今天，已经变得越来越重要，是每一个水利工作者义不容辞的责任，更是每一个水利档案工作者的重任。 　　笔者根据档案规范管理相关要求，针对水利工程档案管理特点，结合从事水利工程档案管理工作的体会，从强化档案意识、加强前端控制、加强同步管理、创新收集形式、加强电子文件材料归档等几个方面，阐述了如何做好并不断加强工程档案的收集工作。 　　1 强化档案意识 　　1. 1 加强组织领导 　　做好水利工程档案收集工作不仅是档案部门的职责，更是水利部门乃至全社会的职责，所以水利建设单位要强化档案意识，高度重视档案收集工作，加强水利工程档案收集工作的制度化、规范化建设。 　　应明确档案工作分管领导、工作部门和档案管理人员，主要领导应专门听取和解决档案收集工作中的具体问题和困难； 档案工作部门负责档案工作的具体落实； 档案管理人员负责档案的收集、整理、归档等具体工作，形成职责分明、相互配合、整体联动的档案管理体系，把工程档案收集工作纳入单位日常工作之中，统一部署、整体规划、同步实施，并加大投入，确保工程档案资料收集工作的开展[1]. 　　1. 2 搞好建章立制 　　应依据《档案法》、《档案法实施办法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等相关档案法律法规和制度规定，结合各单位实际，搞好建章立制。不仅要制定综合性的档案管理工作制度，包括档案管理工作目标、档案管理人员工作职责、档案收集等各个环节相关要求，以及考核奖惩等，还要制定详尽、科学的工程档案管理细则，将工程档案按分类方案、归档范围、保管期限等进行整理、归档和移交。要树立依法归档、全员归档的意识，使档案收集工作有法必依，有章可循，促进全员将依法依规收集归档变成自觉意识和自觉行为，杜绝不归档、漏归档等现象的发生。 　　 　　1. 3 开展全员培训 　　每一个工作人员既是水利业务员，同时又是水利工程技术档案资料的形成者、收集者、利用者，因此开展档案业务知识全员培训非常必要。应有计划、有措施、多形式地进行全员档案专业知识培训，增强全员档案意识，提高档案收集工作业务水平和能力，全面提升全员档案工作素质，强化档案业务管理，以适应新时期工程档案管理工作的需要。 　　2 加强前端控制 　　2. 1 强化源头控制 　　超前介入，使工程档案由原来“工程建设期间抓工程，工程结束以后抓档案”的事后控制变成事前控制，保证工程档案资料收集的完整性和系统性。 　　坚持从工程档案材料形成的源头抓起，提早介入，及时收集接收工程建设前期文件材料（ 工程建设前期文件是指项目建议书、可行性研究报告、初步设计、施工准备阶段等建设前期形成的文件材料） .项目建议书、可行性研究报告等基本都是行业主管部门委托编制，加上参与人员较少且不固定，很容易造成文件资料的流失，所以及时收集前期文件材料至关重要。应在签订前期文件编制协议时，明确由编制单位负责统一收集、整理相关文件材料，项目法人单位一经成立，就需立即明确档案管理人员，并按照协议办理前期文件材料的移交工作。 　　2. 2 注重前期参与 　　加强前端控制还要求档案管理人员全程参与工程项目的划分。工程项目的划分对档案管理完整性和系统性具有十分重要的作用。由于项目划分一般在档案整编分类方案确定之前进行，档案管理人员参与项目划分，有利于检查和保证档案资料是否完整规范，前后是否系统齐全，否则容易影响工程档案整编分类，造成档案资料被强行分离或跨档等，进而影响档案整编的完整性和系统性。 　　3 加强同步管理 　　为保证档案收集工作切实落到实处，应加强全程同步管理，促使档案工作与工程建设同步开展，把工程档案收集工作纳入计划管理、合同管理、建设管理和验收管理等各项管理之中，使档案收集工作贯穿于水利工程建设全过程。 　　3. 1 纳入计划管理 　　工程建设工作有计划，工程档案管理工作也要做到有计划，应把工程档案收集工作纳入工程计划管理之中。在计划部门下达计划任务时，应一并明确归档计划、要求、内容、责任等事项，从计划、组织上保障档案收集工作的开展。 　　3. 2 纳入合同管理 　　水利工程建管单位应在各项招投标文件中，设有专门条款，明确工程档案归档相关要求； 在与参建各方签署各类合同时，要明确规定工程档案的质量、