办公室实务课程辅导.PPT

第一、确定文员工作的指导思想 办公室绿化要注意植物与花卉对人体健康的影响。因为植物在没有光照时吸入氧气，吐出二氧化碳，所以下班时最好将盆景搬出办公室，第二天上班再搬进来，或者一早开窗通风几分钟，排除隔夜植物呼吸的浑浊空气。有些对人体有伤害的花卉不宜摆放在办公室，如含羞草与郁金香有毒碱，接触过多易使毛发脱落；洋绣球花的微粒会使人的皮肤瘙痒。 ⒋传达方法 传达原意 传达原件 注意传达技巧 注意保密 重要指示重点对待 ⒋传达方法 传达：是指文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。 一种是正式传达：即由文员在正式场合上宣读文件或口授上司指示。 另一种的非正式传达：有意识的吹风 是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。 ⑴、参谋作用 ⑵、补缺作用 ⑶、增进关系作用 ⑴、适事 ⑵、适时 ⑶、适地 ⑷、适度 ⒌进言方法 进言的意义和作用： 进言的方法和要求： 进言 进言是一把双刃剑，要把握进言 的分寸，学会进言的艺术！ 以婚姻和血缘为纽带的基本社会单位，包括父母、子女及生活在一起的其他亲属 为一个共同的目的、利益或娱乐而联合或正式组织起来的一群人 为了达到某些特定目标，在分工合作的基础上构成的人的集合 一、社会及社会管理的内涵 第三节 办公环境的管理 情景案例 宏苑公司这几年发展势头良好，业务量扩大，公司原来的旧办公大楼已不能满足公司发展的需要，公司高层准备乔迁新址，租用了某写字楼一层的大厅。公司的肖总在办公会上介绍了他对于公司新址办公环境的设计构想，如他将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式和半开放式办公空间，大厅大门左边用作产品展厅，大门右边作为公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。办公会上肖总要求各部门负责人计划各部门必须添置的办公设备，并要求公司办公室拿出公司新办公环境的设计、布置方案，以便下次办公会议专题讨论。 任务分析 新办公环境室内布局应按工作流程和职位进行安排，讲究合理有序，错落有致，功能清楚，互不干扰。另外，室内光线、空气、温度以及色调、美化等也必须要充分考虑。总之，让每个员工更愉悦，让每件工作更顺利，让每样事成本更低，这是安排布局和室内布置时所追求的结果。 办公空间的整体布局 办公室环境的管理是指对办公室自然环境进行科学合理的设计、布置和组织，使其符合秘书工作的需要，从而提高工作效率和质量。它主要指的是对上司办公环境、秘书个人办公环境以及公共办公环境的管理。秘书应协助上司做好相关服务性工作，努力营造一个和谐、美观、有序、方便和安全的办公环境。 1、设计和布局需要考虑的主要因素 ⑴ 空间利用的成本。 ⑵ 办公室的主要职能。 ⑶ 办公室工作流程。 ⑷ 机构的建制和员工的人数。 ⑸ 办公室随单位组织发展变化的变更，空间布局应具有灵活性 办公空间的整体布局 办公空间的整体布局 2、办公空间设计模式 ⑴ 封闭式空间设计 这是一种传统的常规式的部门办公空间设计。它是按照办公室的主要职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。适合于专业性、机要性强的办公工作。 ⑵ 开放式空间设计 是指若干工作人员同在一间办公室工作，根据办公室工作流程将各个工作单元组合在一起。它没有固定的分隔独立的空间，工作间的位置是根据需要利用可移动物体（如屏风、隔板等）随机确定的。每个工作单元里有独立使用的办公设备。 办公空间的整体布局效果图 办公空间的整体布局效果图 办公空间设计模式 封闭式设计： 1、安全、保密 2、工作不受干扰，适合专业性工作 3、保证员工隐私 开放式设计： 1、打破地位、级别障碍，增加平等感 2、工作单元灵活机动，随需要而变 3、既独立又便于联系，工作流程通畅 4、易于监督员工的工作活动 5、降低能源、设备、建筑成本，减少占地面积 综合分析影响因素， 协助上司设计 做好调研，了解要求 征询意见，修改设计 征询意见，修改设计 征询意 见， 修改设计 灵活设计，多种设 计模式相结合 办公空间设计的程序和要求 办公室内的布置 1、室内布置的要求和方法 ⑴ 方便实用 ⑵ 整齐有序 ⑶ 安静舒适 ⑷ 健康卫生 ⑸ 安全保密 ⑹ 美观和谐 办公室内布置效果图 健康速递 * * LOGO WWW.PPTCHINA.COM Page ? * LOGO LOGO WWW.PPTCHINA.COM 《办公室实务》 课程辅导 卢德学