ISO三位一体化程序文件讲解.doc

金中天集团有限公司 JZT－MP－01 文件控制程序 共 3 页 第 1 页 1．目的 对一体化管理体系所要求的文件进行控制，确保在使用处可获得适用文件的有关版本。 2．范围 适用于一体化管理体系文件的编制、审核、批准、修改、编号、状态、标识、更新、换版、发放、保管、回收、作废等的控制。 3．职责 3.1 行政总监负责对文件的归口管理。 3.2 办公室负责体系文件如管理手册、程序文件等的编制和发放范围的确定。 3.3 办公室负责体系文件如管理手册、程序文件等的发放、回收和销毁。 3.4 各部门、项目部负责本部门、项目部文件的收发、记录、编目、 贮存、归档等管理工作。 4．工作程序 4.1 体系文件包括形成文件的方针和目标（指标）、管理手册、程序文件、工作文件（如作业指导书、技术或管理文件）、合同、记录表格、公司（包括各部门、项目部）日常管理工作中所产生的文件（包括项目施工管理过程的工程文件即工程资料，）相关法律、法规、规范、标准、政府主管部门、行业协会发来的有效文件等。 4.1.1 一体化文件的文件内空必须清晰明确，能让各部门理解清楚。 4.2 体系文件的管理如方针和目标（指标）、管理手册、程序文件、工作文件、记录表格的编制、审核、批准、修改、编号、状态、标识、更新、换版、发放、保管、回收、作废。 4.2.1 质量、职业健康安全、环境方针的制订、批准、评审和修订由总经理全面控制，并定期进行评审，如有修改的，则进行换版。 4.2.2 管理手册和程序文件由办公室负责编制、总工程师审核、董事长批准。 4.2.3 管理文件（如规章、制度等）由办公室组织各部门编制，行政总监审核，总经理批准。 4.2.4 作业指导书、技术文件（施工组织设计、施工方案、管理方案等）项目部负责编制，主管部门（如技术部、工程部、质安部、材料部等）审核，总工程师批准。 4.2.5 记录表格由各部门负责编制，办公室审核，行政总监批准。 金中天集团有限公司 JZT－MP－01 文件控制程序 共3 页 第 2 页 4.2.6 体系文件的修改 在使用过程中如发现文件有不合适的地方可以进行修改，公司各部门人员均可提出修改的意见，填写文件更改申请表提交行政人事部备案，按4.2.1～4.2.5条款实施。 4.2.7 体系文件编号 管理手册编号为： JZT -MA。 程序文件编号为：JZT -MP-YY，YY为文件顺序号。 c. 工作文件编号为JZT -MW-YY，YY为文件顺序号。 d. 记录的编号为JZT -MR-XX-YY- A、B …/0、1…，XX为程序文件顺序号，YY表格顺序号，A/0为原始版次号，其它依次类推。 4.2.8 体系文件的状态和标识 a. 体系文件按状态分“受控” 和“非受控”。文件受控是指对文件的批准、评审、更新、有效性、识别、标识、分发等进行控制，防止非预期使用。 b. 4.1条款所指文件均为受控文件。 c. 管理手册、程序文件、工作文件等受控文件，可加盖“受控”章进行标识。 d. 经管理者代表同意后作为交流或宣传用的管理手册为非受控文件，不加盖“受控”章。 e. 合同、施工图纸、记录表格、相关法律、法规、规范、标准、政府主管部门行业协会发来的有效文件等受控文件可不加盖“受控”章。 f. 办公室负责建立公司的受控文件清单，各部门、项目部负责建立本部门、 项目部的受控文件清单。 4.2.9 体系文件的更新和换版 a. 体系文件的版次号为A、B、C …/0、1、2、3、…，A/0为原始版次号，其它依次类推。 b. 每6-12个月对体系文件进行一次评审，可在管理评审时进行，评审后由行政人事部按4.2.1～4.2.5条款实施更新并按新的版次号重新发布实施。 4.2.10 体系文件的发放、回收、作废、保管 a. 由办公室确定体系文件的发放范围。 b. 由办公室按上款确定的发放范围并对应上分发号进行发放。 c. 如有换版，新的体系文件必须即时发放，在新的体系文件发放的同时将作废的文件收回并销毁处理（参考留用的文件外） 金中天集团有限公司 JZT－MP－01 文件控制程序 共 3 页 第 3 页 d. 行政人事部保留一套已作废的文件并加“参考留用”章标识。 e. 体系文件在使用过程中，使用者应爱护并妥善保管好文件，不得故意损坏、丢失，未经公司领导批准，不得外借、私自翻印。如有损坏不能使用或丢失应报行政人事部备案并重新补发。 4.3 所有体系文件在收发时必须分门别类做好收发记录、建立文件目录，编好索引，分类入袋入盒。 4.4 各部门应制定各员工岗位职责及工程流程，由办公室统一编制整