公文基础及写作教材.ppt

1-5 第一部分 公文基础 （一）公文定义 1.什么是公文？定义：公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。 （二）公文的作用 明发传令，指挥工作 联系公务，沟通信息 宣传教育，引导舆论 记录记载，以为凭据 （三）公文的性质 （四）公文种类 1.公文的种类：命令 、决定、公告 、通告 、通知 、通报 、议案 、报告 、请示 、批复 、意见 、函 、会议纪要，共13种。 2.关键点：其中命令、公告 、通告 、议案为行政机关独有，企业一般不使用。 3.注意：会议纪要也是公文，且是唯一不加盖公章的公文。 1.决定：适用于对重要事项或者重大行动作出决策和安排，奖惩有关单位及人员。 2.通知：适用于批转下级的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，发布内部规章，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 3.通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 4.报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复询问。 5.请示：适用于向上级请求指示、批准。 6.批复：适用于答复下级的请示事项。 7.意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8.函：适用于平级和不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，批复有关请示事项。 9.会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。 （五）行文规则 行文规则： ▲上行文的行文规则（请示、报告……） 有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项。内设机构除办公室外不对外正式行文。 ▲下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定……） （1）按照职权范围行文； （2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文； （3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开。 ▲平行文的行文规则 （1）平级之间不宜使用上行或下行文： （2）不相隶属机关之间一般用“函”行文。 ▲联合行文的规则 （1）可以联合行文的主体； （2）联合行文的要求。 （六）请示的结构和写法 标题 (1)发文机关名称、事由和文种 (2)事由和文种　　 主送机关 指负责受理和答复该文件的直属的上级机关。　　 正文 （1）开头：交代请示的缘由。 （2）主体：主要说明请求事项。 (请示的事项要写得具体、明确、条项清楚，以便上级机关给予明确的批复) （3）结语：习惯用语 “当否，请批示”，“妥否，请批复”等。 落款 署名和成文时间。 报告的撰写 1.综合性报告：开头、主体、结尾 开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述。主体：是报告的核心，要就各方面工作的主要情况进行说明。结尾：具体写出工作中存在的主要问题，并提出下一步工作意见。 2.专题报告 情况、经验、问题情况：开展和进行某一专项工作的依据，工作的大体进展情况，取得的成效等；经验：完成某一项工作的主要做法或取得的经验；问题：讲请存在的问题，今后的意见和建议要针对存在的问题去写；意见和建议提出的措施要得当，方法要行之有效。 标题 正文 公文结构层次序数 第一层为 “ 一、” 第二层为 “（一）” 第三层为 “ 1. ” 第四层为 “ （1）” 如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按照顺序跳用。 公文中一般不采用◆ ■ ● 1）1.1 A a等符号 段落中无论有无层次序数，段落首行须空两个汉字符，回行须顶格。 表格图形等尽量不在正文出现，可放入附件中。 正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，平实庄重，用书面语言和程序化语言。结束时使用的标点符号，一般为句号“。不宜用感叹号“！”“？”等。 公文中“时间”的表达 1.要表明完整的年、月、日。 2.年份不能简写。 3.表示时间范围时，可用 “2000～2005年”、“3～4月”，但不能用 “2000—2005年度”、“3—4月份”。 公文中使用数字应注意： 一是要实事求是，准确无误； 二是数字来源应可靠、权威； 三是统计口径应统一，具有可比性。 公文中的数字除按要求必须使用汉字外，凡是用阿拉伯数字书写得体的地方，均应使用阿拉伯数字。 公文中的数字使用汉字的情况主要有： （1）成文