跨部门沟通往来标准文书范例.docx

跨部门沟通往来标准文书范例

一、沟通前的准备

1.1明确沟通目的

在跨部门沟通之前，明确沟通目的是的。这就好比我们在出发去一个目的地之前，要清楚知道自己要去哪里。比如，销售部门想要与生产部门沟通，是为了了解产品的生产进度，以便更好地制定销售计划。明确了这个目的，我们在沟通中才能有的放矢，不会偏离主题。

1.2收集相关信息

就像准备一场旅行需要了解目的地的天气、交通等信息一样，跨部门沟通也需要收集相关信息。我们要了解对方部门的工作流程、人员情况、目前的工作进展等。例如，在与财务部门沟通预算事宜时，我们要先了解财务部门的预算编制流程和以往的预算情况，这样才能更有效地进行沟通。

1.3确定沟通时间和地点

选择合适的沟通时间和地点也很重要。如果沟通时间不合适，可能会导致对方分心或者忙碌，影响沟通效果。比如，在对方部门正在进行重要会议或者紧急任务时，就不适合进行沟通。而沟通地点的选择也会影响沟通氛围，面对面沟通可能会更直接、更有效，电话沟通则更方便快捷，邮件沟通则适合传递一些书面信息。

1.4确定沟通人员

在跨部门沟通中，确定合适的沟通人员也很关键。要选择对相关问题了解深入、有沟通能力和协调能力的人员进行沟通。比如，如果是涉及到技术问题的沟通，就应该选择技术专家参与；如果是涉及到跨部门合作的问题，就应该选择有协调能力的人员牵头。

二、沟通中的技巧

2.1积极倾听

积极倾听是跨部门沟通中非常重要的技巧。这就像我们在听别人说话时，要全神贯注，不要打断对方，让对方把话讲完。这样，我们才能真正理解对方的意思，避免误解。比如，当生产部门的同事向我们抱怨原材料供应不及时时，我们要耐心倾听他们的抱怨，了解他们的需求和困难，然后再一起想办法解决问题。

2.2清晰表达

在跨部门沟通中，清晰表达自己的想法和意见也很重要。我们要避免使用模糊、含糊的语言，要直截了当地表达自己的观点。同时要注意语言的逻辑性和条理性，让对方能够清楚地理解我们的意思。比如，在向财务部门申请经费时，我们要详细说明经费的用途、预算金额等信息，让财务部门能够清楚地了解我们的需求。

2.3避免情绪化表达

在跨部门沟通中，要避免情绪化表达。如果我们情绪激动，可能会说出一些伤人的话，影响沟通效果。我们要保持冷静、理智，以解决问题为目的进行沟通。比如，当两个部门在工作中发生冲突时，我们要先控制自己的情绪，然后冷静地分析问题，找出解决问题的方法。

2.4运用肢体语言

除了语言表达，肢体语言也很重要。我们的眼神、表情、手势等都可以传达我们的情绪和态度。在跨部门沟通中，要注意运用合适的肢体语言，增强沟通效果。比如，在与对方沟通时，要保持微笑、眼神交流，让对方感受到我们的友好和诚意。

三、跨部门沟通的流程

3.1发起沟通

跨部门沟通的第一步是发起沟通。这就像我们要开始一段旅程，需要先迈出第一步。发起沟通的人可以是任何一个部门的人员，只要他认为有必要进行沟通。发起沟通的人要明确沟通的目的、时间、地点等信息，并将这些信息通知对方部门。

3.2中间环节

在跨部门沟通的过程中，会有很多中间环节。比如，沟通信息的传递、沟通双方的协调等。在这个过程中，要保持信息的畅通，及时了解对方的想法和意见，避免信息失真。同时要积极协调各方，解决沟通中出现的问题。

3.3结束沟通

跨部门沟通结束后，要及时总结沟通的结果和下一步的行动计划。如果需要，要将沟通的结果和行动计划以书面形式记录下来，以便后续跟进。同时要感谢对方的配合和支持，为下一次沟通打下良好的基础。

四、跨部门沟通的渠道

4.1面对面沟通

面对面沟通是跨部门沟通中最直接、最有效的方式。通过面对面的交流，我们可以更好地了解对方的想法和意见，增强沟通效果。比如，在召开跨部门会议时，大家可以面对面地交流，讨论问题，解决矛盾。

4.2电话沟通

电话沟通是跨部门沟通中比较方便快捷的方式。当我们无法进行面对面沟通时，可以通过电话进行沟通。电话沟通可以节省时间和成本，但是它的沟通效果不如面对面沟通直接。

4.3邮件沟通

邮件沟通是跨部门沟通中比较常用的方式。当我们需要传递一些书面信息时，可以通过邮件进行沟通。邮件沟通可以保留沟通记录，方便后续跟进，但是它的沟通效果不如面对面沟通和电话沟通直接。

五、跨部门沟通的障碍及应对

5.1语言障碍

语言障碍是跨部门沟通中常见的问题。不同部门的人员可能使用不同的语言、方言或者专业术语，这会导致沟通困难。为了应对语言障碍，我们可以使用简单明了的语言，避免使用专业术语；如果需要使用专业术语，要及时解释清楚。同时要注意对方的语言习惯和文化背景，尊重对方的语言和文化。

5.2文化差异

文化差异也是跨部门沟通中需要注意的问题。不同部门的人员可能来自不同的文化背景，他们的价值观、思维方式、行为习惯等都可能不同，这会