项目合同管理规定.doc

文件编号 项目合同管理规定 生效日期 DC006-01 2007年12月1日 一、目的 规定签订合同的要求，对合同条款要求，签订合同的注意事项和审定合同的要点。以维护公司利益，降低经营风险，减少签订合同不当造成的损失，方便合同的有效执行，最终保证业务活动的正常进行。 二、适用范围 适用于合同签订相关的过程，是合同部审核合同的参考中，与合同签订相关的所有人员必须遵守此规定。 三、职责 合同部合同审核人员和公司领导负责对合同进行审核，业务人员负责与客户签订合同，商务部人员负责合同的传递、保管和协调签订合同的整个过程，分公司主管负责初审合同，公司领导负责对合同签订的一些例外事项进行决策。 四、内容 总则 与合同签订相关的各部门和各级领导应严肃对待合同，认识到合同的重要性，平时要认真学习合同 法，进行合同谈判时在坚持原则性的基础上，也必须有一定的灵活性； 合同实行分级管理原则和合同部统一管理的原则，并实行承办人负责制、逐级审查制； 公司只认可书面形式的合同； 每一份合同的签订必须有指定的承办人，承办人要求是公司正式员工，其应对合同自订立起至合同履行完毕的全过程负责，并对所提供的材料的真实性负责； 合同签订人员应是公司法定代表人或者取得法定代表人授权的有关人员； 任何人不得以任何形式泄漏合同涉及的商业、技术秘密。 定义 合同：是指本公司所属各部门同外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同，也指本公司我公司使用本公司经销产品企业名义与外部的自然人、法人及其它组织之间签订的经济合同。 授权委托书：法定代表人需要委托代理人签订合同时，开据的一个书面授权文件至代理人叫授权委托书，授权委托书必须明确委托权限，有法定代表人和代理人双方有效印鉴。 3、合同签订的主体 我方签订合同的主体视情况需要可以是总公司、分公司、我方所经销产品的生产厂家或其它挂靠的 公司。具体由各分公司主管判定并交由商务部向总公司提出申请。 　　与我方签订合同的对方应是有独立法人的实体或者是有合同履行能力的个体。分公司主管有责任对对方进行资格审查。审查的重点包括： 法人资格：有效期内并经过年检的营业执照，执照所载内容与实际相符； 合同标的应符合对方经营范围，涉及专营许可的，应具备相应的许可等级、资质证书； 对方是代理人代签合同的，应有真实、有效的法定代理人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明； 具有相应的履行能力及履约信用。 自然人：　有效的身份证明文件； 　　　　　能够经营合同标的，若有专营许可，需提供相关证明文件； 　　　　　具有相应的履行能力及履约信用。 若合同对方签订合同资格不足或履约能力不够，则在对方提供合法、真实、有效和有担保能力的担保人情况下，方可与之签订合同。 合同专用章 有效的书面合同应加盖公司公章或合同专用章； 经合同部审核合格，并由总经理同意，并且为正式的合同发文稿纸上方可加盖公章或合同专用章； 公司的合同专用章和公章应由法定代表人指定专人进行管理，加盖时事先申请并必须如实进行登记。 5、合同文体 合同必须为书面正式文本形式，包含详细合同条款、合同标得样品封样、合同订立双方签章方为正式有效合同； 与合同内容相关或合同提到的一些实物或文件作为合同附件，与合同同样具有法律效力； 合同语言应严谨、简练、准确；合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专项解释，如合同条款中有关产品的规格型号、数量、单价等关键信息必须是准确的，不允许出现“暂定量”、“暂定价”、“货款月结”、“多退少补”等文字。 6、合同条款 合同标得 销售合同标得包含经总公司批准可以经营的所有产品，包括附属产品。对于同类产品中有多种品牌的，每个分公司可根据当地情况可确定主要经营的产品品牌。 各分公司不允许销售未经总公司同意的其它任何产品。 合同数量 合同签订应该有准确的数量，因此业务员必须对数量跟踪到位，可采用与客户多次确认或到工程现场了解等手段获得最准确数量，以尽量避免最终的补货和退货情况发生。合同条款中一般不允许出现“多还少补”。 合同质量 原则上按国家标准执行。 合同价格 根据工厂出厂价格加上运费、公关费用、业务费用及销售过程产生的其它费用即为产品成本价。业务人员必须高于产品成本价向客户报价，最终成交价需要经过分公司主管审批，如果毛利润低于20%的合同应通知总经理，由总经理决定。 交货日期 一般交货期为40天，鉴于旺季工厂生产繁忙，尽量说服客户提前订货。而且合同签订前必须与商务部沟通确认交货日期。 交货地点 交货地点为客户指定地点。若一批货有多处交货地点，由需方自行负责分配、转运货物，我方只负责送至合同指定交货地点。 交货方式 我方把货物卸至客户指定地点，由客户或客户指定接收人点货验货无误后当场签收。 付款方式、 常规合同条款：分批发货、分批结算，结算方式为货到工地现场签收后三天内付该