期刊管理工作流程-台北科技大学图书馆-台北科技大学.doc

國立台北科技大學期刊管理工作流程 一、目的：為使期刊管理及各項服務作業能順利進行，特製定本工作流程。 二、範圍：舉凡期刊點收、催缺、裝訂、書庫管理、及協尋服務處理等作業項目。 三、權責： (一) 期刊室業務承辦人員總攬各項業務。 (二) 工讀生負責貼架號、現刊登錄、整架、上架、環境維護等工作。 四、作業內容： (一) 現期期刊點收、登錄管理 1.現期中文、大陸期刊點收、登錄作業說明 （1）出版社單本郵寄到館。 （2）收件人檢查：期刊到館後先檢視信封上收件人是否為本館？若是即拆封，否則退回文書組。 （3）前置作業：蓋館藏章，查出架號、填寫架號於期刊左上角，封底內頁貼上晶片。 （4）點收：進期刊自動化系統中點收， 輸入架號或ISSN，核對刊名、 出版日期、卷期等資料無誤後即予登錄存檔並注意期刊之完整性，及是否連續收刊，若上一期未收刊，即登錄催缺。 （5）上架：將處理好之現期期刊依期刊架號放置至二樓之現期期刊架。 （6）廣播英文會話雜誌：有購買CD者，雜誌及卡帶放置視聽室，提供讀者現場借閱使用。 （7）附件處理：有附件之期刊，判斷是否須先移交採編組人員編目，後再移送視聽資料室典藏。否則附件如CD等，於加蓋註記章後，依序置CD盒。 （8）統計：期刊登收統計表：點收之冊數每月統計一次，累積彙整。 2.現期西文、日文、期刊點收及登錄作業說明 （1）代理商整理裝箱運送：西文每週一次 （2）期刊到館：將整批期刊按字母順序排列至書車上。 （3）核對：核對PACKING LIST(寄送期刊清單)與書車上期刊之刊名，卷期是否相符，有不符之處立刻通知代理商處理。 （4）整批核對完成後，即蓋館藏章，填寫架號，封皮內頁貼上晶片。 （5）點收：進期刊自動化系統中點收，輸入架號，核對刊名、出版日期、卷期等資料無誤後即予登錄存檔並注意卷期之完整性，及是否連續收刊，若上一期未收刊，即登錄催缺。 （6）上架：將處理好之現期期刊依期刊架號放置至二樓之現期期刊架。 （7）附件處理：有附件之期刊如CD等，在期刊加蓋註記章後，依序放入CD櫃典藏。 （8）期刊當書編：當書編之期刊移送採編編目。 （9）每月統計：收到冊數，每月統計一次。 3.贈閱期刊點收說明 依現期期刊點收、登錄作業工作流程處理。 (二) 期刊催缺管理 1.現期中文、西文催缺作業說明 （1）隨時：登錄時，發現未按時到館之期刊，即記錄應催卷期、刊名等資料於[期刊催缺表]中，打電話、傳真或E-MAIL告知代理商處理。 （2）每月一次：電腦自動產生催缺清單，持續追蹤缺刊。 2.贈閱期刊催缺作業說明 依期刊催缺作業處理。 （三）期刊裝訂管理： 1期刊裝訂管理作業說明： （1）裝訂時間：每年寒暑假進行。 （2）整架：將置錯架之期刊、各樓層書庫、閱覽桌上未歸架之期刊、按期刊上所貼之架號放回原位。 （3）取書：依「裝訂刊名表」取出卷期完整之期刊，考慮裝訂厚度(以4公分為限)決定各合訂本包含之卷期冊數，每冊按期號由小而大排序，若有索引一併加入。 （4）待裝本合訂本之第一本期刊打上登錄號， 蓋戳記，填寫索書號於右上角。 （5）建檔：每本待裝合訂本鍵入刊名、 刊期、卷期、年份、 登錄號等資料存檔。 （6）列印： A.期刊標示單， 貼在送裝合訂本封面，以膠繩捆綁固定。 B.[裝訂清單明細表]兩份，一份交廠商，一份留存。 （7）核對：逐一檢查每本待裝合訂本與其封面標示單資料是否吻合，統計裝訂冊數，預估期刊裝訂費。 （8）申請送裝 （9）黏貼晶片：晶片輸入登錄號，合訂本封皮內頁貼上晶片。 （10）送裝：連絡裝訂商前來取書及確定交貨日程。。 （11）回館驗收：核對冊數及檢查卷期資料及品質，驗收無誤則付款，否則退回裝訂商改正。 2.典藏上架： （1）中、日文期刊依刊名筆畫順序排列，放置三樓期刊 合訂本區。 （2）西文期刊依刊名字母順序排列，放置二、三樓期刊合訂本區。 3.記錄維護： 在期刊館藏檔加註裝訂記錄；自動化系統加註期刊館藏。 （四）期刊書庫管理 1.期刊室管理說明 （1）每日例行工作： （2）巡視：固定於早上巡查二樓的現期期刊區一次。 （3）整理：將散置於閱覽桌上、讀者未歸架之期刊，按期刊封面上所貼之架號放置。 （4）將置錯架之期刊放回正確位置。 （5）讀者閱畢之書籍集中後，送回典閱組處理。 （6）中、西文過期期刊合定本，先置於書車上，再由工讀生上架。 （7）排架號更新工作：每年一月實施。 （8）按期刊增刪清單，製作當年度現刊刊名表，並產生新的 架號標示表及架號標。 （9）依架標上所示之期刊重新搬移期刊至新架位。 （10）期刊重新寫上新架號。 2.過期期刊書庫管理：.過期期刊書庫典藏已裝訂成冊之合訂本期刊，每週需例行本管理作業至