文书礼仪.ppt

一、文书礼仪的含义 文书礼仪是指在文书的写作中，在文字的表达、语气的运用、问题的掌握方面以及文字传输过程中，要注意体现礼仪的原则，遵守礼仪在文书中所具备的礼仪功能，符合相应的礼仪规范。 二、文书礼仪的基本要求 1、情感真挚，态度积极 2、格式规范，内容明确 3、准确恰当 三、文书礼仪的特点 1、交际性 2、礼节性 3、规范性 四、文书礼仪的分类 （一）书信类文书礼仪 书信是相隔较远，暂时见不到面的人们相互交流情感与思想的工具。书信拥有悠久的历史且世界各国的人们都有使用。 书信在人类的交流与沟通的历史上占有重要地位。 1、贺信 贺信是表示庆祝的书信的总称。贺信是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。 ??? 应注意：用红纸（或粉色）黑字书写，不能用白纸黑字，在允许的情况下，贺信可以公开张贴。 贺信的分类： 1）上级给下级的贺信、贺电。可以是节日祝贺；可以是对工作成绩表示祝贺等。这类贺词，最后都要提出希望和要求。 2）下级给上级的贺信、贺电。这类贺词一般是对全局性的工作成绩表示的祝贺，此外还要表明下级对完成有关任务的信心和决心。 3）平级单位之间的贺信、贺电。一般是就对方单位所取得的工作成就表示祝贺，同时还可以表明向对方学习的谦虚态度，以及保持和发展双方关系的良好愿望。 4）国家之间的贺信、贺电。当有外交关系的国家新首脑就职、或者友好国家有重大喜事时，一般要致贺词，这既是礼节上的需要，同时也是谋求双方共同发展、维护双方共同利益的方式。 5）个人之间的贺信、贺电。用于亲朋好友在重要节日、重大喜事中互相祝贺、慰勉、鼓励；或者祝贺某人在工作、学习中取得了好成绩，以分享快乐。 贺信的格式： 贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。 (1)标题 贺信的标题通常由文种名构成。 如在第一行正中书写“贺信”二字。有的还在“贺信”或“贺电”的前面加上谁写给谁的内容，或者写明祝贺事由等。个人之间的贺信、贺电也可以不写标题。 (2)称谓 顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。? (3)正文 贺信的正文要交待清楚以下几项内容： 第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条件。 第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清楚祝贺的原因。 第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话，提出希望和共同理想。 (4)结尾 结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等 。 (5)落款 写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。 2、感谢信 感谢信是重要的礼仪文书，是向帮助、关心和支持过自己的集体（党政机关、企事业单位、社会团体等）或个人表示感谢的专业书信，有感谢和表扬双重意思。一方受惠于另一方，应及时地表达谢忱，使对方在付出劳动和贡献后得到心理上和精神上的收益，它是一种不可少的公关手段。 感谢信侧重于对别人的关心、支持、帮助等表示感谢，只要写明为何事向何人（或单位）表示何种谢意即可。写给单位的，在信纸的正中写上“感谢信”三个字（给个人的则不必写）。 致感谢之意时，应注意： （1）尽量手写，用语真挚，内容简洁，繁简适度； （2）致谢面易宽不宜窄； （3）应及时，忌滞后；公开张贴须征得对方同意。 感谢信的格式： 感谢信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、署名与日期五部分构成。 1）标题。可只写“感谢信”三字；也可加上感谢对象，如“致张子鸣同学的感谢信”、“致平安物业公司的感谢信”；还可再加上感谢者，如“赵明康全家致××社区居委会的感谢信”； 2）称谓。写感谢对象的单位名称或个人姓名。如“××交警大队”、“刘自立同志”。 3）正文。主要写两层意思，一是写感谢对方的理由，即“为什么感谢？”二是直接表达感谢之意。 A 、感谢理由。首先准确、具体、生动地叙述对方的帮助，交代清楚人物、时间、地点、事迹、过程、结果等基本情况；然后在叙事基础上对对方的帮助作恰贴、诚恳的评价，以揭示其精神实质、肯定对方的行为。在叙述和评价的字里行间要自然渗透感激之情。 B 、表达谢意。在叙事和评论的基础上直接对对方表达感谢之意，根据情况也可在表达谢意之后表示以实际行动向对方学习的态度。 4）结语。一般用“此致敬礼”或“再次表示诚挚的感