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公文写作的基础知识与常见问题分析 一、概述 1、公文的定义 公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件,属于机关应用文的一个重要组成部分。 公文一词的出现 《后汉书.刘陶传》 “但更相告语,莫肯公文” ?.人们对它的认识(伟人说) 斯大林《马克思主义与语言学问题》 “生产的继续发展,阶级的出现,国家的产生,国家管理工作需要比较有条理的文书”。 毛泽东历数《党八股》的罪状: “空话连篇,言之无物;装腔作势,借以吓人;无的放矢,不看对象;语言无味,像个 瘪三;甲乙丙丁,开中药铺;不负责任,到处害人;流毒全党,妨害革命;传播出去,祸国殃民。” ?.人们对它的认识(伟人说) 邓小平 拿笔杆子是实行领导的主要方法。领导同志要学会拿笔杆。开会是一种领导方法,是必须的,但到会的人数总是少数,既使作个大报告,也只有几百人听。个别谈话也是一种领导方法,但只是个别。实现领导最广泛的方法,是用笔杆子。用笔写出来传播就广,而且经过写,思想就提炼了,比较周密。所以用笔领导是领导的主要方法,这是毛主席告诉我们的。凡不会写的要学会写,能写不精的要慢慢的精。” ?.人们对它的认识(行家说) “一字入公文,九牛拔不出” “笔下有财产万千,笔下有人命关天,笔下有是非曲直,笔下有毁誉忠奸”。 ?.人们对它的认识(老外说) 美国著名的未来学家约翰.奈斯比特,《大趋势——改变我们生活的十个方向》, “在工业社会向信息社会过渡中,有五件最重要的事应该记住,而其中的一件就是,在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都需要具备最基本的读写技能,首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。” 2、公文的特点 是特定的作者制定和发布的。 具有法定的现行执行效用。 具有规范的文体、结构和格式。 需要履行法定的程序。 文字必须庄重、朴实、准确、精炼。 二、常用公文文种 我国现行党政机关使用的文种 我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个: 决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关使用的公文种类有13个:p141 命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 上述文件共27个,其中9个是相同的,即:决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要; 不同的有9个,其中属党的机关的有5个,即:公报、指示、决议、条例、规定;属国家行政机关有4个,即:命令(令)、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的,一般称为法定文种。 三、公文的格式 1.公文格式的组成 p142 公文格式的组成要素包括: (1)发文机关标识(版头、红头) (2)公文份数序号 (3)密级 (4)发文字号 (5)签发人(主要用于请示) (6)标题 (7)主送机关(内发可省略) (8)正文 (9)附件 (10)发文机关署名 (11)成文日期 (12)印章 (13)附注(此件发至 XX级) (14)主题词 (15)抄送单位 (16)印刷机关和印刷时间 印刷用纸和技术要求:用A4型纸(297X210),正文用3号仿宋体,每页22行,每行28个字。 2.发文字号 编写发文字号原则:包括机关代字、年份、序号。 注意:年份不能省略,两边用六角括号;序号不编虚位,不加第。 ?发文字号不规范 顺序错位 例 [2000]湘国寿1号 年份不全 例 湘国寿发[99]3号 括号错误 例 ()、 、[ ]、【】 顺序号前加O 例 保监长发[2001]01号 字第搭配不当 例 国寿集团党宣[2004]第5号 使用文种简称 例 国寿集团复[2005]48号 年号与顺序号书写不统一 例 寿保发[1999]四十五号 联合发文时标注错误 例 湘寿保教 3.公文标题 标准式:发文机关+发文事由+文种 凡是有红色版头的文件,因已表明发文机关, 故发文机关名称可省略。 特殊形式: (1)发文机关+文种。如《中华人民共和国主席令》 (2)发文机关+转发文件名+文种,也称转文式标题,用于转发文件。 ?标题制作不规范 错加书名号 国寿集团发〔2005〕36号 转发《全国普法办公室 司法部关于印发 <二00五年全国普法依法治理工作要点>的通知》的通知 ?标题制作不规范 词组脱节 例1 外交部发言人沈国放说 中国对美再次袭击 伊拉克深表不满 例2 山西人口报请 读者挑毛病 例3 苏州局限时装 电话说到做到 例4 盐城市五保老人 齐声称赞福寿保险好 ?标题制作不规范 排列不当 如:一行式标题顶格;多行式标题排列不整齐,不严谨 注意: 一行式右边不能顶格 二行式可上
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