邮件礼仪及注意事项.doc

PAGE  PAGE 6 电子邮件礼仪及注意事项 电子邮件在日常工作中时刻伴随着我们，在职场活动中起着重要的作用。电子邮件的表达方式代表了我们的职业素养、专业程度、可靠性和形象，甚至代表了公司的形象。一封完整的邮件包含主题、称呼、正文、附件、结尾、署名、日期、收件人等。 【关于主题】 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。 一定不要空白标题，这是最失礼的； 标题要简短，明确；不宜冗长，不要让邮箱用…才能显示完你的标题； 标题要能真实反映文章的内容和重要性； 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理； 可适当用使用大写字母或特殊字符来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特??是不要随便就用“紧急”之类的字眼； 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串； 主题千万不可出现错别字和不通顺之处； 对于外部邮件，最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存； 不发无意义的邮件。 【关于称呼与问候】 恰当地称呼收件者，拿捏尺度，忌不称呼，忌乱称呼 称呼是第一行顶格写。 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。??? 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。??? 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。 Email开头结尾最好要有问候语 开头问候语是称呼换行空两格写，最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”。 结尾在日常工作中常被忽略，常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 “礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，但还是应注意尺度，不然会适得其反。【邮件正文】 1、正文要简明扼要，行文通顺、重点突出、段落清晰 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述； 多采用主动语气，让收件人知道是谁应该来做这件事情。 2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语，慎用含有敌意的词句或者批评的语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，邮件发出前多站在对方的角度感受一下。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观， “邮件门”就是深刻的教训！ 正文多用1234之类的列表，以清晰明确 4、一次邮件交待完整信息??? 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5、尽可能避免拼写错误和错别字 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用 过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，引用资料时要注明出处； 8、慎用表情符号； 9、正文不能太过拥挤，应保持一定的字距和行距； 10、转发或回复邮件时，应保持原邮件格式和内容，不要刻意压缩或隐淡字体； 11、邮件的总体结构应符合“第一段与最后一段是重点”，要主动说出你期待对方做的事情。 电子邮件的撰写，应该掌握由上而下的重点，也就是说，重点在最前面的第一段。如果信件很长，最好在结尾的部分，再度强调第一段的重点。 当你想要收件者采取行动时，如果电邮的内容长，在信件的一开始，就说明你的要求。如果内容很短，不超过一个屏幕可以读完的范围，就直接在信件内容的结尾提出要求即可 【附件】 1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2、附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4、附件数