办公用品编码管理规范.docx

?一、引言

办公用品编码管理是企业办公管理中的重要环节，它对于提高办公用品管理效率、降低成本、实现信息化管理具有重要意义。本规范旨在建立一套科学、统一、规范的办公用品编码体系，确保办公用品的准确识别、高效管理和合理使用。

二、编码原则

1.唯一性原则：每个办公用品都应有唯一的编码，避免编码重复或混淆。

2.系统性原则：编码应具有系统性，能够反映办公用品的类别、属性、规格等信息，便于分类管理和查询。

3.简洁性原则：编码应简洁明了，易于记忆和使用，避免过于复杂的编码结构。

4.扩展性原则：编码应具有一定的扩展性，以便在未来增加新的办公用品时能够方便地进行编码扩展。

5.稳定性原则：编码一旦确定，应保持相对稳定，避免频繁变更，以确保系统数据的一致性和连续性。

三、编码结构

办公用品编码采用层次码结构，由类别码、属性码、规格码和流水码组成，具体如下：

类别码（第1-2位）

用于区分办公用品的大类，采用两位数字编码，具体如下：

|类别|编码|

|:--:|:--:|

|办公文具|01|

|办公设备|02|

|办公家具|03|

|办公耗材|04|

|办公用纸|05|

|办公饮品|06|

|其他办公用品|07|

属性码（第3-4位）

用于进一步细分各类办公用品的属性，采用两位数字编码，具体编码规则根据各类别的特点制定，示例如下：

-办公文具：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|书写工具|01|

|文件管理用品|02|

|桌面用品|03|

|装订用品|04|

|本册|05|

|其他文具|06|

-办公设备：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|电脑设备|01|

|打印设备|02|

|复印设备|03|

|传真设备|04|

|办公电器|05|

|其他设备|06|

-办公家具：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|办公桌椅|01|

|文件柜|02|

|沙发茶几|03|

|办公屏风|04|

|其他家具|05|

-办公耗材：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|硒鼓墨盒|01|

|打印纸|02|

|复印纸|03|

|传真纸|04|

|碳粉|05|

|色带|06|

|其他耗材|07|

-办公用纸：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|A4复印纸|01|

|A4打印纸|02|

|A3复印纸|03|

|A3打印纸|04|

|其他规格用纸|05|

-办公饮品：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|茶叶|01|

|咖啡|02|

|瓶装水|03|

|其他饮品|04|

-其他办公用品：

|属性|编码|

|:--:|:--:|

|清洁用品|01|

|劳保用品|02|

|绿植花卉|03|

|其他杂项|04|

规格码（第5-7位）

用于描述办公用品的具体规格，根据不同办公用品的特点采用数字或字母组合编码，示例如下：

-办公文具：

-中性笔：规格码为0.5mm、0.7mm等，编码为050、070。

-A4文件袋：编码为A40。

-办公设备：

-电脑：品牌为戴尔，型号为Inspiron5490，编码为DEI5490。

-打印机：型号为HPLaserJetProM404dn，编码为HPLM404DN。

-办公家具：

-办公桌：尺寸为1.6m×0.8m，编码为16080。

-文件柜：层数为4层，编码为040。

-办公耗材：

-硒鼓：适用于HPLaserJetProM404dn打印机，编码为HPLM404DN01。

-A4打印纸：每包500张，编码为A40500。

-办公用纸：

-A4复印纸：80g，500张/包，编码为A480500。

-A3打印纸：100g，100张/包，编码为A3100100。

-办公饮品：

-茶叶：龙井，500g装，编码为LJ500。

-咖啡：雀巢速溶咖啡，200g装，编