校务行政概况成效与展望.doc

校務行政概況、成效與展望 一、校務行政目標 校務之推展除在教學品質的提昇、輔導方式之精進、卓越學術研究之追求外，總務行政服務之支援、圖書館藏查詢、借閱之便利、人事、會計之配合及資訊之流通等等，均為整體上不可或缺之一環。在近一年之校務推展上，各行政支援單位（總務、圖書館、人事、會計、計網中心）仍一本追求行政革新致力效率提升、促進教學研究環境品質之改善、服務全校師生之理念，繼續朝行政程序的簡化、行政效率的提昇、行政人力的精簡、行政作業的資訊化、經費的開源節流等目標推動。 二、具體成效 (一)行政事務管理 1.本校秉持「全員參與、主動服務、積極創新、邁向頂尖」之品質政策，賡續維持ISO 9001:2000系列品質管理制度認證。校務行政上以提供優質服務為目標，致力於提升服務品質、教學品質，改善學校校園環境、行政制度、服務流程、硬體設備，並持續提供廣大服務對象優質、創新的服務。 2.為推動行政資訊電子化，以達省紙目標，自99年7月1日起，透過「公文線上簽核及校務資訊整合系統」由總務處、計網中心、人事室、通識教育中心等單位，以自然人憑證辦理線上簽核公文，並繼續推動中。 3.本校與全國各機關間之公文電子交換，含多址分文作業、收文管理作業、發文管理作業、群組管理、環境設定及系統管理等，運作正常。100年度總收文件數中電子交換公文逾72%；總發文件數中實際電子發文件數2,502件與「應電子發文件數」比率達100%。 4.本校公文流程之控管及稽催，除每週一email及每月11、25日定時稽催管制、統計、陳核外，並利用公文線上簽核系統入口網，即時顯示提醒並各承辦人及其單位主管：「未結案件、逾期案件、即將到期案件」之訊息，具有強化稽催之功效。100年度校外來文(含創稿發文)歸檔率達99.46%。 5.賡續辦理現行及歷史檔案及具永久保存價值之回溯檔案委外掃描作業，於100年底已完成所有回溯檔案部分；可提供公文系統網路查詢及調閱功能，亦可由網路申請調閱檔案影像，100年度線上瀏覽計10,548次，不但檔案調閱應用方便，且節時省紙大幅提昇行政效率。 6.為配合本校創校80週年校慶編輯校(院系)史及檔案展等需要，將公文系統擴增非業務承辦單位（人）申請核准後，可經由權限控管，線上查詢及列印影像檔案。100年度除總務處、博物館、圖書館聯合舉辦之「校史文物．檔案．映象展」開放檔案應用權限外；另有博物館執行「校園文化資產數位典藏基礎資料建置案」、材料系系史編纂暨校刊編輯委員會「消失的成大建築－記憶中的玻璃教室」專題等，亦申請公文檔案目錄查詢及線上閱覽檔案，使檔案應用價值發揮極致。 7.對全校公私(教職員生)郵件之分發處理服務，配合節能減紙，學生掛號郵件直接e-mail到電子信箱，不再另發紙本通知單催領除外，年減省紙張約24,300張，成效良好。 8.配合內政部推動優先採購身心障礙機關或團體生產產品及服務，本校100年度執行率為13.37%，達成內政部所訂5%之目標。 9.依據「加速中央機關集中採購電子化推動方案」，本校100年度電子領標執行率100%，超越行政院公共工程委員會所訂97%之要求目標。 10.配合環保署綠色採購政策，100年度全校辦理第一類指定綠色環保產品優先採購比率為90.85%，超越教育部所訂90%目標。 11.本校100年度財物設備及勞務等採購共計辦理915件，總決標金額新臺幣8億2,971萬6,287元。 12.為增進採購效率、配合政府採購監辦辦法修正及開標主持人授權，檢討本校採購辦法內容並作修訂，於100年11月23日第164次行政會議修正通過。 13.為使採購作業更臻完善，確實參與採購業務之責，以提昇整體採購作業效率，另為配合環保署推動綠色採購並達到年度目標，採購組於100年3月9日舉辦「100年度採購作業說明會」邀請各單位、系所採購相關人員進行宣導，參加人數195人次。 14.100學年辦理工友移撥甄選，計有本校營繕組翁秀鳳等5名工友，由他機關移撥至本校服務。 15.配合工友人力精簡政策，力行勞力替代措施方案。本校至101年7月止，本校技工32人（含駕駛）、工友125人等共157人（含附工工友3人、技工2人），已確實逐年實施精簡措施，總數已在設置標準範圍內（預算員額共158人）。因工友逐年遞減，各單位人力不足，為解決人力短缺問題，事務性清潔工作儘量委由清潔公司承包，並逐步擴大其他工作範圍，逐漸減少工友勞務人力，發揮人力效能。 16.100學年度工友考核委員會4次，辦理100年度工友年終考核案及工友平時考核25人獎懲案。 17.場地管理業務。敬業招待所住宿率約95％、東寧招待所住宿率約70％，迎賓苑住客率約50％，101年1至7月收入約2,240,000元。會議場地，101年1至7月校外借用104場，校內借用630場，總計借用734場，收入1