《主管人员如何进行预算管理》.doc

主管人员如何进行预算管理 我们今天所要探讨的课题是：部门预算管理的方法。常常很多人问笔者：「预算重不重要？」此时笔者多半不会直接、正面强调预算有多重要，但笔者会提醒他：「你想不想知道你的企业在未来的一段时间能赚多少钱？」这句话往往也引起在场许多其它人的兴趣。企业预算其实就是在做这件事，不能把它单纯的当成会计作业的一部份。其实在企业经营过程中，预算扮演非常重要的角色，比如说：营业团队的贡献如何？是要用数据来分析的；生产团队的表现如何？也是要用量化的数据分析；公司的任何一笔收入、支出都可用数据来分析…但传统上许多人以为预算是会计单位的事情，所以今天要安排这个课程，以提供企业界参考。 预算的观念与做法并非会计财务单位的事情，是企业体中所有人应该要有的认知，但目前大多数企业没有这些观念与认知，使得预算管理无法落实去运作与执行，使得企业的经营结果成效总不能于事前、或过程中立即获知掌握，往往在事后才能知道，要改善则为时已晚。 在笔者这20年来担任专业总经理的角色过程上，多半都是用这样的方式让业主放心，也就是让他们清楚知道：”他们的企业交由我经营，他们会得到什么样的成效与预期。”同样笔者经营企业时也会引导团队，并训练、规划、安排使每个同仁了解预算管理关系到他们每个人工作的绩效。预算实是每个企业都要重视的。 现在先不谈整个企业的预算，先谈部门的预算，然后再由小汇总到大则成为整个企业的预算。一个企业团队推动预算制度时，企业团队的预算规划应如何进行？第一点就是要有年度计划，计划经营一定要做，计划经营即是年度计划的推动实施。企业若已实施年度计划，则预算管理是很容易导入的；若企业未实施年度计划，现在虽已进入年度中，仍可导入练习。 笔者经营企业通常在事情开始前以及每个阶段完成时，就实时知道损益。笔者所主持企业在今天中午，就知道昨天的总损益，而且不一定要计算机化，用手做就能达到效果，虽非100%的准确，但可达95%的准确度以上。很多人认为不可能，但笔者觉得这境界并不难，关键其实只是在懂不懂得做？有没有方法？年度计划是做预算的第一个要项。 传统上很多企业对预算的认知，都是用所谓传统预算制，也就是公司的很多预算乃交由财会部门，将去年的数据加加减减成今年的数据，非常不准，经常要修改，此为传统预算制的弊端。 笔者经营与辅导企业，鼓励大家用零基预算制。零基预算制又叫归零预算制，意思是企业开始运作之前预算归零，开始运作时有预算产生，期间终止时又归零，这样运作的过程给我们很好的引导，预算的编拟、执行不能用过去的数据来加加减减，要以这个时段要做的事情为基础来编预算。 以零基预算编制法来编制预算准确度相当高。除非公司过去从未按零基预算做过，第一次做会有差异，但笔者跟各位保证，第二次、第三次做就会抓得准。另外还要提醒第二个重点，那就是零基预算要准，必须要各部门配合，绝不是财会部门一个单位就能做到，财会仅是汇总各部门的结果，这是预算编拟的前提。这也是为何今天本课程命名为部门预算的原因。零基预算要推成功一定要各部门做。 零基预算由各部门开始，它又要有任何的执行依据的话？那就是要有年度计划。零基预算要抓得准，一定是从各部门开始，此为计划经营的运作方法，即经营企业要按计划经营，不能想到哪边做到哪边，如此就会不准。然后还有些企业因不准而放弃预算的编拟，只是抓一个概略的数字就运作了，非常可惜。 年度计划的推衍从总目标来，总目标推衍出部门年度经营计划，然后再展到单位年度工作计划，最终再展到个员年度工作计划，这就是计划经营的架构。通常对于一个公司预算编拟的过程到部门年度经营计划即可。 当部门提出部门年度经营计划要同时提出部门经营预算书，而部门年度经营计划的主要内容有下述4部分： 部门目标 执行计划 预算 执行计划表 其中部门目标、与执行计划，此两者关系到预算，也就是说关系一个部门的预算最重要的在这里。所谓执行计划为达成目标所要采用的工作重点跟工作方法；从工作重点跟工作方法就会产生出我们所要的预算。若一个公司不是这个方式，各部门各行其是，虽各个部门都努力的想做好事情、做它认为对的事情，但因为与公司总目标没有完整的相关，放任各部门编预算最后汇总后，其结果会超乎老板的想象。最大的问题是没有部门目标，也非由承接总目标展开下来。 总目标的内容，包括六大部分：行、人、生、财、研、管，为企业六大机能的展开。当企业为制造业时，上述六部分会分别代表：行销、人力资源、生产管理、财会管理、研究发展、与行政管理(为一般的称谓，在很多企业称为总务管理。) 。当企业为买卖业、或服务业时，其中的生产管理要变更为商品管理，会牵涉到采购的作业。 部门目标一定也是follow这六个项目，一个部门的计