关于做好2015年档案工作的通知.doc

关于做好2013年档案工作的通知 各单位、各部门： 档案工作是学校的基础性工作之一，为提高学校档案工作的整体水平，推进学校档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局第27号令）、《山东省重大活动档案管理办法》（省政府令第247号文件）等法律法规精神，结合学校档案工作的实际情况，现将有关事项通知如下： 档案工作基本原则 学校档案必须集中统一管理，确保材料完整、准确、系统和安全，便于开发利用。 按照《高等学校档案管理办法》关于“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求，学校档案工作严格实行部门立卷的归档制度，各单位、各部门要认真遵循档案工作“三纳入、四同步”（即档案工作纳入部门规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责规范；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作）原则，做好本单位2013年档案工作的计划、部署，将2012年文件材料的整理、著录、移交及2013年文件材料的产生、积累、收集、保管等工作任务、责任落实到人，确保2012年文件材料按时归档，并及时做好2013年文件材料的收集、梳理和安全保管。 二、2012年档案整理归档要求 （一）归档时间 根据《潍坊学院档案管理办法》规定，各类文件材料归档时间如下： 1.党政、外事、出版、声像类文件材料及教学、科研、设备、基建、财会门类档案中的综合管理性文件材料，于2013年6月底前归档。 2.教学类中非综合管理类文件材料于2013年10月底前归档（主要指学籍档案）。 3.科研、设备等项目文件材料，应在项目完成通过鉴定验收后2个月内归档，基建类档案在项目完成后3个月内归档； 4.全校性重大活动的文件材料，在活动结束之日起一个月内由第一承办单位整理立卷后向档案馆移交。 以上第1、2、3条中所列档案均按照《潍坊学院2013年各单位立卷归档时间安排表》在规定时间内完成归档。 （二）归档范围 2012年1月1日至12月31日期间，学校在党政管理、教学、科研、知识产权、外事、基建、设备管理、财务会计、出版发行等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物（市级以上获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗及校际交流中具有保存价值的实物）等不同载体形式的文件材料（纸质档案与电子文件同步归档）。各单位文件材料归档范围详见《潍坊学院档案归档范围和保管期限表》，未列入学校档案归档范围但对本单位工作有查考利用价值的文件材料，由各单位自行建档保管。各单位自管材料，也是学校档案的重要组成部分，在本单位工作查考和迎接各类检查工作中起着重要作用，望各单位加强对这部分文件材料的管理工作，确保这部分文件材料的齐全完整，全面做好保管和提供利用工作。 （三）归档整理要求 归档文件材料整理方法、质量要求严格按照《潍坊学院文件材料归档立卷整理规则》、《档案材料形成单位、课题组立卷考核标准》执行。 （四）电子文件归档要求 各单位产生归档范围内的电子文件与纸质文件同时归档，电子文件的元数据、背景信息等与电子文件一同归档。归档电子文件载体应为只读光盘、一次写光盘。不能刻录光盘的单位，可将电子文件送档案馆刻录。 （五）系统归档著录要求 按照《潍坊学院档案管理信息系统著录规范》进行著录。要求网上归档类目齐全，内容要与纸质档案相符。 三、档案工作的组织保障 学校档案是全校师生员工劳动智慧的结晶，是各项工作的真实记录，是历史的凭证。各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，为兼职档案员做好立卷工作提供充分的条件和时间，确保其在规定时间内，高质、高效完成本单位的立卷归档工作。 档 案 馆 2013年3月13日 4