Word实用操作技巧.ppt

Word實用操作技巧

根本操作回顧文字輸入、複製、貼上及刪除字體格式變換(字型、大小、顏色、上下標)排版對齊方式(置中、置左、置右)圖片及表格的操作字數統計文字藝術師書籤及超連結方程式編輯器

實用進階功能

自動字串取代工具?自動校正選項功能：設定字串取代的規則。比方--內定是被取代為?優點：方便輸入，如男雙羽=男子雙人羽球賽。某些不好用的取代法則要自行取消Ex:表格首字大寫

自動格式化功能功能：設定格式取代的規則。比方1st會被取代為1st優點：自動檢查格式並依格式不同給予不同功能(網路路徑自動超連結)某些不好用的取代法則要自行取消Ex:智慧引號

建立大綱

章節插入問題格式?樣式與格式：可幫助使用者安插章節注意：在大綱模式?自訂選項中，應先將每一階層都連結到各自的標題(第一層為標題1，第二層為標題2，依此類推)假设全部以大綱編號來進行插入，會發現只能插入〞章〞，而不能插入〞節〞。(Ex:欲產生第2章第1節，卻變出第3章)解法：將游標點在第3章，再利用〞樣式與格式〞來進行調整

自動編號(註腳篇)插入?參照?註腳：可插入註腳註腳的標記可自己決定(內定為數字)刪除所插入的標記，下方註腳也會自動刪除假设插入的是章節附註，則可選擇放在章節結束或文件結尾。在所插入的註腳上按下滑鼠右鍵，可選擇〞至註腳〞，方便搜尋

自動編號(標號篇)插入?參照?標號：可插入標號標號的順序為自動編號(依出現的順序)，它是利用功能變數做出來的。刪除某標號後，要用〞更新功能變數〞的選項來進行編號的更新(編輯?全選?更新功能變數)標號自動設定很實用，它可在使用者插入元件時自動幫使用者插入標號(不需手動插入標號)，但非內定功能，需使用者設定。工具?選項?檢視：可讓功能變數網底自動顯示

自動編號(交互參照篇)插入?參照?交互參照：可插入交互參照交互參照可讓使用者選擇已插好的標號來進行參照(右圖中已插好四個標號，也可選擇其他參照類型來進行參照，如頁碼、章節及書籤)交互參照如果以超連結方式插入，則有連往該標號的功能，更利於閱讀及修改。假设有標號被参加或刪除，交互參照也可用〞更新功能變數〞的方式來進行更新交互參照與書籤有何不同？

潛藏的標號陷阱

關於功能變數插入?功能變數：可插入功能變數功能變數可幫使用者依一定的規則動態修改內容(如日期及標號)，不需全部手工打造。功能變數是更進階的Word功能，這裡予以省略。

分節符號的重要性

多重頁首、首尾及首碼

插入註解選取一段文字後，點選插入?註解即可對此段文字進行註解註解在列印時不會被印出，方便多人共同創作時進行討論之用。

追蹤修訂

合併列印

合併列印(匯入資料檔)開始文件選擇收件者按下瀏覽可選擇欲匯入的檔案成功匯入後即可按下〞寫信〞，開始格式檔的編輯(請在左邊的編輯頁進行編輯)

合併列印(編輯格式檔)工具列中的插入合併欄位，可讓使用者插入欲動態進行抽換的內容(出現的選項依之前匯入的資料檔而定)。編輯完成之後可選擇預覽信件，成功的話會看見之前插入的欄位有被動態抽換(可切換收件者試看看)確定無誤之後按〞完成合併〞，進入輸出選擇。

合併列印(輸出選擇)選擇列印的話，將會把結果送往印表機印出選擇編輯個人信件的話，將把結果合併存成一個doc檔，可讓使用者再自行編輯。

Word檔案轉PDF檔案欲將Word檔案轉成PDF檔案，可利用免費軟體PDFill欲使用PDFill，需先安裝GhostView軟體://cs.wisc.edu/~ghost/安裝PDFill之後，在列印時的印表機選項可看見多了一台PDFill印表機，選擇將結果以PDFill印表機印出，即可進行轉檔。

關於GhostViewGhostView的內容分為兩部份第一部份為文件瀏覽程式GSview第二部份為文字處理器Ghostscript以上兩個部份皆需安裝(先裝GSview再裝Ghostscript)。

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