国际学术会议组织与服务合同.doc
国际学术会议组织与服务合同
合同编号：__________
甲方（会议主办方）：________________
地址：____________________________
联系方式：________________________
电子邮箱：_______________________
乙方（会议服务方）：________________
地址：____________________________
联系方式：________________________
电子邮箱：_______________________
第一章定义与术语
1.1甲方：指甲方为本次国际学术会议的主办方，负责会议的总体策划、组织与实施。
1.2乙方：指乙方为本次国际学术会议的服务方，负责为甲方提供会议筹备、现场管理与后续服务等工作。
1.3会议：指甲方举办的主题为“国际学术会议”的活动。
第二章合同宗旨
2.1本合同旨在明确甲乙双方在国际学术会议组织与服务过程中的权利、义务和责任，以保证会议的顺利进行。
第三章会议筹备
3.1乙方应于会议开始前3个月，向甲方提交会议筹备方案，包括会议主题、议程安排、场地预定、嘉宾邀请、宣传推广等内容。
3.2甲方有权对乙方提交的会议筹备方案提出修改意见，乙方应根据甲方的意见进行修改。
3.3乙方应保证会议筹备工作的顺利进行，包括但不限于：
3.3.1提供会议场地、设备、住宿、餐饮等必要条件；
3.3.2邀请国内外知名专家、学者、嘉宾参加；
3.3.3制定会议日程、议程安排，保证会议内容丰富、有序；
3.3.4组织会议现场管理，保证会议顺利进行。
第四章会议服务
4.1乙方应于会议期间为甲方提供以下服务：
4.1.1现场签到、接待、引导；
4.1.2会议设备调试、运行维护；
4.1.3现场安保、医疗服务；
4.1.4会后整理、资料归档。
4.2乙方应保证会议服务质量，对会议期间出现的任何问题及时进行处理。
第五章费用与支付
5.1甲方应按照本合同约定的费用标准支付乙方会议筹备与服务费用。
5.2乙方应向甲方提供合法、有效的发票，作为甲方支付费用的凭证。
5.3甲方应在乙方提供发票后7个工作日内，将会议筹备与服务费用支付给乙方。
5.4若甲方对乙方提供的会议筹备与服务不满意，有权在支付费用前提出书面异议，乙方应在接到异议后7个工作日内进行核实、处理，并给予答复。
第六章会议宣传与推广
6.1乙方负责会议的宣传与推广工作，包括但不限于：
6.1.1制定宣传方案，包括线上线下宣传渠道、宣传材料设计、推广文案撰写等；
6.1.2制作会议宣传册、易拉宝、海报等宣传物料；
6.1.3在乙方官方网站、社交媒体平台发布会议相关信息；
6.1.4与相关媒体合作，进行会议报道、专访等宣传活动；
6.1.5跟踪宣传效果，根据实际情况调整宣传策略。
6.2甲方有权对乙方的宣传方案提出修改意见，乙方应根据甲方的意见进行修改。
6.3乙方应保证会议宣传与推广工作的有效性，扩大会议影响力。
第七章会议注册与报名
7.1乙方应设立会议注册报名系统，为参会者提供便捷的报名渠道。
7.2乙方应收集、整理参会者信息，并保证信息安全。
7.3乙方应根据甲方要求，为参会者提供参会证件、会议资料等相关物品。
7.4乙方应协助甲方处理参会者的退票、换票等事宜。
第八章会议赞助与合作
8.1乙方应积极寻求会议赞助商，为会议提供资金支持。
8.2乙方应与赞助商签订赞助协议，明确赞助金额、权益等内容。
8.3乙方应保证赞助商权益的落实，包括但不限于：
8.3.1在会议宣传材料、会场展示赞助商品牌、logo等；
8.3.2为赞助商提供会场展位、展示空间等；
8.3.3协助赞助商开展会议期间的宣传活动。
8.4甲方有权对乙方寻求的赞助商进行审核，如甲方认为赞助商不符合会议主题或影响会议形象，甲方有权拒绝其赞助。
第九章会议现场管理
9.1乙方应负责会议现场的总体管理，包括但不限于：
9.1.1签到、接待、引导参会者；
9.1.2会议现场设备调试、运行维护；
9.1.3现场安保、医疗服务；
9.1.4现场突发事件的处理。
9.2乙方应保证会议现场环境整洁、秩序井然，为参会者提供优质的服务。
9.3乙方应与甲方保持密切沟通，及时了解甲方需求，保证会议顺利进行。
第十章会议后续服务
10.1乙方应在会议结束后，为参会者提供以下后续服务：
10.1.1发送会议总结报告，包括会议成果、参会者反馈等；
10.1.2提供会议录音、视频、照片等资料；
10.1.3为参会者提供会议相关的学术交流、合作机会；
10.1.4收集参会者对会议的意见和建议，为今后会议的