项目信息管理规划.docx

?一、引言

在当今复杂多变的项目环境中，有效的信息管理对于项目的成功实施至关重要。项目信息管理规划旨在建立一套科学、系统、高效的信息管理体系，确保项目过程中各类信息的及时收集、准确存储、安全共享和有效利用，为项目决策提供有力支持，提高项目管理的效率和效益。

二、项目概述

（一）项目背景

简要介绍项目发起的背景、目标和意义，阐述项目在组织战略中的地位和作用。

（二）项目目标

明确项目的总体目标以及各阶段的具体目标，例如项目交付成果、时间节点、质量标准、成本控制目标等。

（三）项目范围

详细描述项目所涵盖的工作内容、产品或服务范围，明确项目边界，避免范围蔓延。

三、信息管理目标

（一）信息准确性

确保项目过程中产生和使用的各类信息准确无误，减少错误信息对决策和工作的干扰。

（二）信息及时性

及时收集、整理和传递项目信息，保证项目团队成员能够在需要时获取最新信息，不影响项目进度。

（三）信息完整性

涵盖项目各个方面的信息，包括但不限于项目计划、文档、进度、质量、成本、风险等，确保信息全面无遗漏。

（四）信息安全性

保护项目信息的安全，防止信息泄露、篡改或丢失，采取必要的安全措施，如访问控制、数据备份等。

（五）信息共享性

促进项目团队成员之间的信息共享，打破信息孤岛，提高团队协作效率，确保信息在合适的范围内流通。

四、信息管理流程

（一）信息收集

1.明确信息来源

-项目团队成员的工作记录、报告。

-与项目相关的会议纪要、决策文件。

-外部供应商提供的资料、数据。

-项目文档管理系统自动生成的数据。

-客户反馈、意见和需求信息。

2.确定收集频率

根据信息的重要性和时效性，制定不同的收集频率。例如，项目进度信息每周收集一次，关键决策信息实时收集等。

3.收集方式

-设计标准化的信息收集表格或模板，要求项目团队成员按时填写提交。

-建立信息收集渠道，如邮件、即时通讯工具、项目管理软件等，方便信息的上传和共享。

-定期召开项目信息收集会议，集中收集各方面的信息。

（二）信息整理

1.分类与编码

根据项目信息的类型和特点，进行分类和编码。例如，可分为项目计划类、文档类、进度类、质量类、成本类、风险类等，并为每一类信息赋予唯一的编码，便于信息的识别和检索。

2.审核与校验

对收集到的信息进行审核和校验，确保信息的准确性和完整性。审核人员可由项目负责人、质量管理人员或相关领域专家担任。

3.存储格式转换

将不同格式的信息转换为统一的存储格式，如电子文档、数据库记录等，以便于集中管理和存储。

（三）信息存储

1.存储介质选择

根据信息的特点和重要性，选择合适的存储介质，如硬盘、磁带、云存储等。对于重要的长期保存的信息，可采用多种存储介质进行备份。

2.存储位置规划

建立项目信息存储库，明确各类信息的存储位置和文件夹结构。例如，项目计划类信息存储在项目计划文件夹下，文档类信息按照文档类型和版本分别存储在相应的子文件夹中。

3.存储安全管理

采取必要的安全措施保护存储的信息，如设置访问权限、定期进行数据备份、安装防病毒软件等，防止信息丢失或损坏。

（四）信息检索

1.检索工具选择

建立项目信息检索系统，可使用数据库管理系统、文档管理软件等工具，方便项目团队成员快速检索所需信息。

2.检索方式设计

提供多种检索方式，如关键词检索、分类检索、日期检索等，满足不同用户的检索需求。

3.检索权限设置

根据信息的敏感程度和用户角色，设置不同的检索权限，确保信息的安全性和保密性。

（五）信息共享

1.共享平台搭建

建立项目信息共享平台，如项目管理软件中的共享文件夹、团队协作平台等，为项目团队成员提供信息共享的空间。

2.共享规则制定

明确信息共享的范围、权限和方式，例如哪些信息可以共享给所有团队成员，哪些信息只能共享给特定的人员或角色。同时，规定信息共享的流程和审批机制，确保信息共享的合规性。

3.信息推送与提醒

通过信息共享平台设置信息推送和提醒功能，及时向相关人员推送重要信息和任务提醒，保证信息的及时传达和处理。

（六）信息使用

1.决策支持

为项目决策提供准确、及时、全面的信息支持，通过数据分析、报表生成等方式，帮助项目决策者做出科学合理的决策。

2.过程监控