公司红头文件管理办法.docx

?一、总则

（一）目的

为加强公司红头文件的管理，确保文件的规范性、准确性和严肃性，提高文件处理效率，特制定本办法。

（二）适用范围

本办法适用于公司内部发布的各类红头文件，包括但不限于通知、决定、通报、报告、请示、批复等。

（三）管理原则

1.统一管理原则：公司红头文件由行政部门统一归口管理，负责文件的起草、审核、编号、印发、归档等工作。

2.规范运作原则：文件的格式、内容、流程等应严格按照规定执行，确保文件的规范性和准确性。

3.高效实用原则：文件的制定和发布应注重实效，满足公司业务发展和管理需要，避免形式主义。

二、文件格式

（一）文件版头

1.公司红头文件的版头应使用公司全称，并套红印刷。

2.版头下方应标注文件编号，编号格式为：[公司简称][年份][文件序号]，如：[XX公司][20XX][001]。

（二）正文

1.正文应使用仿宋_GB2312字体，字号一般为三号，行距为固定值28磅。

2.正文内容应条理清晰，逻辑严密，语言简洁明了。

3.正文应根据内容需要进行分段，每段首行缩进2个字符。

（三）落款

1.落款应注明发文部门名称，并加盖部门公章。

2.发文日期应使用阿拉伯数字标注，并精确到日，如：20XX年XX月XX日。

（四）附件

1.如有附件，应在正文之后、落款之前注明附件名称及序号。

2.附件应与正文一起装订，并在附件首页左上角标注附件字样及附件序号。

三、文件起草

（一）起草部门

1.文件起草工作由相关业务部门负责，涉及多个部门的文件由主办部门会同相关部门共同起草。

2.起草部门应指定专人负责文件的起草工作，确保文件内容符合公司政策和实际情况。

（二）起草要求

1.起草文件应明确发文目的、依据、范围、主要内容、执行要求等要素，确保文件具有针对性和可操作性。

2.文件内容应准确无误，数据可靠，引用法律法规和政策文件应注明出处。

3.语言表达应规范、简洁、通顺，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇。

（三）起草流程

1.起草人根据工作需要和领导要求，拟定文件提纲，经部门负责人审核同意后进行文件起草。

2.起草完成后，起草人应将文件初稿提交部门负责人审核，部门负责人应对文件的内容、格式、语言等进行全面审核，提出修改意见。

3.起草人根据部门负责人的审核意见进行修改完善，形成文件征求意见稿。

四、文件审核

（一）审核部门

1.文件审核工作由行政部门负责，行政部门应指定专人对文件征求意见稿进行审核。

2.对于涉及重要事项、重大决策或专业性较强的文件，行政部门可会同相关部门进行联合审核。

（二）审核内容

1.合法性审核：文件内容应符合国家法律法规和公司规章制度的要求，不得与法律法规和规章制度相抵触。

2.合规性审核：文件的制定程序应符合公司规定，不得擅自超越权限发文。

3.准确性审核：文件内容应准确无误，数据可靠，引用法律法规和政策文件应注明出处。

4.规范性审核：文件的格式、语言表达等应符合公司文件格式规范的要求，确保文件的规范性和严肃性。

（三）审核流程

1.行政部门审核人员收到文件征求意见稿后，应认真阅读文件内容，对照审核要点进行审核，并提出审核意见。

2.审核人员应将审核意见反馈给起草部门，起草部门应根据审核意见进行修改完善，形成文件送审稿。

3.对于审核不通过的文件，行政部门应及时与起草部门沟通，说明原因，要求起草部门重新修改后再提交审核。

五、文件编号

（一）编号规则

公司红头文件的编号规则为：[公司简称][年份][文件序号]，如：[XX公司][20XX][001]。

（二）编号方法

1.行政部门负责文件编号的统一管理，每年年初对文件编号进行重置，从001开始编号。

2.文件编号应按照发文顺序依次编排，不得重复或跳号。

3.对于联合发文的文件，编号由主办部门负责，其他联合发文部门在文件中注明各自的发文编号。

六、文件印发

（一）印发流程

1.文件送审稿经审核通过后，行政部门应根据文件内容和发文范围确定印发份数，并填写《文件印发审批表》。

2.《文件印发审批表》应经行政部门负责人、分管领导、主要领导签字批准后，方可进行文件印发。

3.行政部门应按照批准的印发份数进行文件印刷，并确保文件印刷质量清晰、整齐。

4.文件印刷完成后，行政部门应及时将文件分发