整理的艺术2 时间是整理出来的.pdf

Chapter 1　ToDo妙招 瞬间改变人生  时间整理术01 将任务变为可视化便笺纸 很多人都弄不清楚在当下这个瞬间该做些什么，这点让人挺意外 的。清楚今天一天该做些什么的人也不多。说到清楚自己这一周该干 到哪一步的人，那估计就更少了吧。 处于完全不清楚该干多少活才好的状态，却还要去干活。这就像 不知道要跑多远还去参加马拉松比赛一样。奋力奔跑，却总是看不见 终点。这样不仅很辛苦，也会心里不安，备受煎熬吧。 为了消除工作时的不安情绪，我们首先应该做的是对“该干的事情” 进行管理。 ToDo 管理方法中，我首先想向大家推荐的是便笺纸管理法。具体 来说就是工作分配到手之后，将任务写在便笺纸上，并贴在显眼的地方。 等完成任务后，将这张便笺纸撕下，扔进垃圾桶。 这样一来，便笺纸的量直接转变为工作任务的量，我们便能对工 作有了视觉上的把握。 便笺纸用 75mm×25mm 的细长型和 75mm×50mm 偏大一点的规 格都行。简单的ToDo记在细长型便笺纸上即可，复杂点的任务则可以 用大一点的便笺纸，详细记录工作内容。在电话中听到ToDo任务后， 也可以拿大一点的便笺纸直接当笔记纸用。  时间整理术02 用文件夹制作便携式ToDo列表 这里的重点是绝不能把自己的视线从便笺纸上移走。 假设某个时候，你跟对方说“那么，我两小时后再打电话”，挂 断电话后，将这件事写到便笺纸上。也许你想说这下便万无一失了！ 可是你没想到之后再也没有时间去看那张便笺纸，等你再想起来确认 的时候，已经是五个小时以后的事了……如果你很潇洒地将打电话的 事完全抛诸脑后了，那ToDo笔记也就没有意义了。 把便笺纸贴到随时都能看到的地方，这才是重点。比如，你若是 从事案头工作较多，则可以 在办公桌上专门为便笺纸腾 出一个空间，然后把 ToDo 便笺纸挨个往上贴得满满的。 坐在办工作前的时候，总能 看到这些 ToDo 便笺纸，也 就不会马虎大意给忘了。若 是工作多用电脑的人，则可 以在显示屏周围贴上一圈便 竖在办公桌上的文件夹。因为纸张较厚， 笺纸。 所以可以竖着放。 4  整理的艺术2 只是如此一来，当我们离开办公桌后，就再也查看不了 ToDo 便 笺纸。要是可能的话，最好是把它弄成便携式的。 我以前使用文件夹，像贴照片一样贴便笺纸，然后拿着到处走。 这种文件夹即使稍作折叠，便笺纸也不会脱落。而且纸张较厚，也很 容易地竖在办公桌的某个角落，以供随时查阅。开个小会或外出办事时， 随手带上，即使离开办公桌也不会有问题。  时间整理术03 事先贴好便笺纸 然而要是随身带着便笺纸片刻不离，其实也挺麻烦的。应用这种 工具时容易遭遇“墨菲定理①”，即需要用的时候反而没有带在身上。 我不停尝试，最终发现了两个超级好用的方法。 一个是把便笺纸放入钱包或名片夹中。我们可以将带有轻薄塑料 包装的便笺纸事先放入钱包。 我们一般很少会忘记随身携 带钱包，因此这个方法肯定 没问题。只是这样一来，能 随身携带的便笺纸就只能局 限在小规格的范围内了。 另一个方法比较有划时 代意义。那就是把便笺纸事 先贴在需要贴的地方。这是 带有塑料包装的便笺纸。即使放入钱包或 一种逆向思维。这么一来， 名片夹中也不会散落开。 ① 墨菲定理指“某件有可能进展不顺利的事最终会全盘不顺利”，是一种比较悲观的经验论。需要 便笺纸的时候，恰恰手上没有便笺纸。“墨菲定理”乍一看很无聊，实则非常重要。“会发生的事 总会发生的”，这个观点是项目风险管理的基础。 6  整理的艺术2 贴在月票夹上的便笺纸。月票夹的塑 Hack Note 记事本上有个专门用于粘 料面是粘贴空白便笺纸的好地方。 贴便笺纸的部分。这个部分既可以 用作书签，也可以把笔别在上面。 忘记携带便笺纸的情况也会减少。 刚才介绍的用来贴ToDo的文件夹上，也可以事先贴上